Hur du väljer rätt personalsystem - 6 viktiga punkter

När du ska välja ett personalsystem så vet du som företagare att automatisering av manuella rutiner är väldigt gynnsamt för verksamheten. Att kunna lägga värdefull tid inom andra viktiga områden gör stor skillnad för att företaget ska kunna fortsätta växa. Att automatisera manuella rutiner sparar inte bara tid, det sparar givetvis stora mängder av onödiga kostnader. I detta inlägg följer 6 viktiga punkter att överväga inför ditt val av personalsystem.

Välj ett personalsystem som fungerar med befintlig mjukvara

Inför ett sånt här stort kliv för er verksamhet så måste det kännas så enkelt som möjligt för er. Därför är det viktigt att ni väljer ett personalsystem som fungerar i symbios med er befintliga mjukvara. Välj ett system som är redo att integrera med företagets övriga affärssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem. Att vid en implementering av ett nytt system behöva ändra och styra om inom verksamheten är något ni vill undvika till allra högsta grad. Magkänslan ska vara: “Det här var ju super enkelt!”, och inte “nu ligger det mycket arbete framför oss”.

Personalsystem som är användarvänligt för alla anställda

Det ska kännas enkelt för alla. Se till att systemet är användarvänligt och att alla snabbt kan komma igång med det. Ett bra system ska engagera all personal, inte göra de förvirrade och omotiverade. Genom bättre förutsättningar, transparens och flexibilitet så ökar engagemanget ofta avsevärt. För att något nytt inom verksamheten ska tas emot positivt så gäller det att det nya systemet snabbt visar alla de fördelar man får som anställd. Det ska kännas som att stort lyft.

En stöttande support

Det är otroligt viktigt att leverantören ni väljer har en support som går att lita på i vått och torrt. Det ska inte kännas som någon medioker support (vi alla har upplevt den) som i bästa fall svarar nästkommande dag, eller vid kontakt inte alls har någon bra koll om ert företag. Opersonlig support vill ni komma så långt bort som möjligt ifrån. På samma sätt som systemet ska vara enkelt så ska också lösningen av eventuella problem eller frågor vara det.

Uppsättningarna skiljer sig 

Bara för att ett system i helhet ser likadant ut så behöver det inte betyda att systemuppsättningen ser likadan ut för alla företag. Därför blir det avgörande att ha en support som har full koll på hur just ert företag fungerar och kan direkt vid kontakt hjälpa er på bästa möjliga sätt utan att behöva ställa massa jobbiga och onödiga frågor. Sträva efter en support som kan guida er genom hela resan, ända från implementation till skarp drift.

Komplett och automatisk lönerapportering

Det är få saker som är så viktigt som korrekt lönerapportering och löneutbetalning, och det är mycket att hålla koll på. Att få detta att fungera i symbios med all schemaläggning och personalhantering kommer spara otroligt mycket tid och resurser.

‍Vi använder TooEasy i våra butiker i Sverige och Norge och vi planerar även implementation i Finland, Tyskland och Österrike. Den enkelheten, att få viktiga KPI:er och nyckeltal ur systemet, har varit en stor hjälp för oss i styrning av våra butiker. Vår lösning med koppling till lönesystemet har dessutom sparat oss oerhört mycket tid tack vare att vi har rätt data från början.

Joel Eriksson, Peak Performance

Lönerapportering med åtgärder i realtid

Då allt underlag för löneutbetalning nu kommer från ett personalsystem så hamnar fokus på att alla avvikelser och andra schemaändringar registreras på rätt sätt. Detta minskar riskerna avsevärt för eventuella misstag eller missar. Då alla händelser justeras och åtgärdas i realtid är det oftast bara att godkänna löneperiod.

Kundanpassade rapporter

All planering och budgetering blir inte bättre än den uppföljning som finns - om man inte kan följa upp det man planerar eller budgeterar på ett smidigt och bra sätt är det svårt att mäta och lära sig någonting. Att verkligen veta varför det ser ut som det gör eller blev som det blev är nyckeln till ständigt lärande och konstanta förbättringar.

Flexibel rapportgenerator

De flesta verksamheter har sina egna fokusområden som är speciellt viktiga för dem. Att kunna följa dessa på enklast sätt är oftast viktigt. Då är det av vital betydelse att det schemasystem man använder har en flexibel rapportgenerator samt ett befintligt rapportpaket som täcker de flesta behov. Att sedan utifrån en befintlig rapport skräddarsy den för att passa perfekt ska vara en enkel historia.

Ett system för alla anställda

Att ha allt under samma tak. Den kanske största möjlighet som finns med ett personalsystem för all schemaläggning är det faktum att de allra flesta anställda i bolaget använder sig av det. Antingen via tidsregistrering - så kallad Kom&Gå, via sin mobilapp eller webbapp. Detta faktum kan användas på ett mycket positivt sätt genom att använda personalsystemet till att förmedla information till samtliga anställda, hämta information från organisationen, visa nyckeltal eller bara påminna om en rolig AW på fredag.