Så bygger du en återbemanningsrutin

Telefonen ringer 05.52. Det är kocken som skulle öppna köket klockan sju, och han har feber. Du har en timme på dig och en lista med nummer i mobilen, där de två första inte svarar.

En återbemanningsrutin är ett bestämt svar på vad som händer i den situationen. Vem tar emot sjukanmälan? Hur avgör man om passet måste fyllas? I vilken ordning frågar man, och vad ska kontrolleras innan någon säger ja? Längst ner finns en mall som går att fylla i och sätta upp i personalrummet.

Hur fyller man ett pass när någon sjukanmäler sig samma morgon?

Steg 1. En väg in, och en tid

Bestäm var sjukanmälan görs och senast när. Ett nummer eller en kanal, inte "hör av dig till någon". Bestäm också en tidsgräns som hänger ihop med passen: den som börjar 07.00 anmäler senast 05.30, den som börjar 14.00 senast 10.00. Ett sms till en kollega som sedan glömmer att säga till är ett vanligt skäl till att hålet upptäcks först när passet redan har börjat.

Bestäm även vem som tar emot anmälan om chefen själv är ledig. Annars är rutinen bara så bra som en persons mobiltäckning.

Steg 2. Avgör om passet måste fyllas

Alla hål behöver inte fyllas, och alla hål behöver inte fyllas helt. Titta på behovet timme för timme. Ett förmiddagspass i en butik som är lugn till lunch kan ibland ersättas med att någon kommer klockan elva i stället för sju. Ett öppningspass i ett kök går inte att skjuta upp.

Gå igenom vilka timmar som faktiskt blir underbemannade, vilka uppgifter som kan vänta en dag och om någon som redan arbetar kan ta en annan roll. Då vet du om du letar efter ett helt pass, fyra timmar eller ingenting alls.

Steg 3. Fråga i en bestämd ordning

Bestäm ordningen i förväg, så att den som står med telefonen klockan sex slipper tänka. Så här kan den se ut:

Deltidsanställda som har sagt att de vill arbeta mer. Många vill det, särskilt i handeln, och för dem är passet en möjlighet. Vi har skrivit mer om det i Sju av tio i handeln jobbar deltid.

1. Timanställda och behovsanställda i den egna poolen.
2. Medarbetare från en annan avdelning eller en närliggande enhet, om de har rätt kompetens.
3. Att förlänga passet för någon som redan arbetar, eller tidigarelägga för någon som börjar senare samma dag.
4. Bemanningsföretag, om ni har avtal med ett.
5. Chefen själv.

Skicka förfrågan till flera samtidigt i stället för att ringa en i taget. Den som svarar först får passet, och det ska vara känt i förväg att det går till så.

Steg 4. Kontrollera innan du bekräftar

Innan passet bekräftas, kontrollera att personen hinner få elva timmars vila sedan förra passet, att mertiden eller övertiden ryms inom taken och att personen har den behörighet passet kräver. Är personen under 18 gäller särskilda regler. Tabellen längre ner visar vad lagen säger.

Steg 5. Registrera och följ upp

När passet är tillsatt ska tre saker hända: schemat uppdateras så att alla ser vem som kommer, frånvaron registreras så att sjuklönen blir rätt, och ersättaren får mertid eller övertid enligt avtalet.

Följ sedan upp en gång i månaden. Vilka pass drabbades, hur lång tid tog det att fylla dem och vem sa ja? Om samma två personer räddar varje morgon är det en signal om att poolen är för liten. Om samma pass står tomt varje gång är det kanske bemanningen av det passet som behöver ses över.

Vad kostar det att lösa det för sent?

Kostnaden växer med varje timme som går innan hålet upptäcks. Först blir passet underbemannat, med kö, en stängd kassa eller ett kök som inte hinner med. Sedan blir lösningen dyrare, eftersom de billigaste alternativen hinner försvinna. En deltidare som får frågan klockan sex kan ta passet som mertid. Klockan nio återstår kanske bara att en heltidsanställd förlänger sitt pass, och då blir det övertid.

Ob-tillägg tillkommer i alla alternativen om passet ligger på obekväm tid. Fyll i era egna satser en gång, så vet den som står med telefonen vad varje alternativ kostar. Fler räknade exempel finns i Vad kostar ett dåligt schema.

Hur mycket korttidsfrånvaro ska man räkna med?

Den frånvaro som slår mot schemat syns sällan i den statistik som brukar citeras. Försäkringskassans siffror över sjukskrivna bygger på sjukpenning, och den betalas först från dag 15. De första 14 dagarna betalar arbetsgivaren sjuklön, och de dagarna finns inte med.

SCB mäter dem separat, i undersökningen om sjukfrånvaro under sjuklöneperioden. I januari 2026 var sjukfrånvaron där 2,0 procent totalt och 1,8 procent i näringslivet. I juli samma år låg den på 1,1 procent. Vintern ligger alltså nära dubbelt så högt som sommaren, och det är vintern rutinen framför allt måste klara.

Räknat på SCB:s januarisiffra blir det två eller tre sjukanmälningar i veckan för en restaurang som lägger 120 pass. Det händer alltså varje vecka, hela vintern.

Så ser det ut i TooEasy

I TooEasy ligger schema, frånvaro och tidrapportering i samma system, och medarbetarna når det via appen. Ansökningar och förfrågningar som skickas i appen blir händelser direkt i schemat, så ingenting behöver föras in två gånger. Den som fyller passet ser samtidigt vilka avtalsregler som gäller och vad ändringen kostar. Läs mer om schemaläggning i TooEasy.