Vad kostar ett dåligt schema? 

Klockan sex på morgonen ringer telefonen. Någon är sjuk, arbetspasset börjar om tre timmar men du löser en ersättare. Du har gjort det förut och du gör det igen, och det känns som en helt vanlig del av jobbet.

I en butik med trettio anställda händer det ungefär en gång i veckan. Lägger du ihop vad de morgnarna kostar, tillsammans med övertiden de skapar och avhoppen som följer på ett schema som aldrig riktigt går ihop, landar notan någonstans mellan en halv och en miljon kronor om året.

Ingen av de kronorna har en egen rad i bokföringen. De ligger utspridda över tolv lönekörningar, om de ens syns, och det är därför ingen räknar dem.

Vad kostar det när telefonen ringer klockan sex?

Mindre än du tror varje gång, och betydligt mer än du tror på ett år. Det är därför posten aldrig kommer upp på ett ledningsmöte.

SCB har mätt sjukfrånvaron hos svenska bolag inom flera olika branscher. För tjänstebranscherna landade den 2023 på knappt två sjukfall per anställd och år. I en butik med trettio anställda blir det runt femtiofem sådana morgnar, alltså drygt en i veckan.

Sjuklönen är 80 procent enligt lagen om sjuklön, och det låter som att en sjuk medarbetare är billigare än en frisk. Två saker gör att det inte stämmer.

Den första är semesterlönen. Semesterlagen 16 b § räknar semesterlönen som om personen hade arbetat, trots att bara 80 procent betalades ut. Sjukfrånvaron sänker alltså inte den posten alls.

Den andra är att någon ska ta passet. Och det är här hela skillnaden ligger.

Fyller du luckan med någon som har timmar kvar upp till sitt heltidsmått kostar passet ingenting extra utöver sjuklönen. Ringer du i stället den som redan är fulltecknad blir det övertid, och då kostar timmen nästan dubbelt. Över ett år skiljer det runt 150 000 kronor mellan de två sätten att lösa exakt samma antal sjukanmälningar.

Ingen blir friskare av det. Det handlar bara om vem du ringer först.

Vad kostar det när någon slutar?

Ett tal cirkulerar överallt om det här, och det håller inte för granskning.

Du har säkert hört att ett avhopp kostar tre månadslöner, eller 75 procent av en årslön. Talet anges nästan alltid med Nyckeltalsinstitutet som källa, men institutet publicerar varken belopp, procentsats eller formel.

Räknar man istället ihop delarna för en butiksanställd, alltså rekryteringen, introduktionen och tiden innan den nya är uppe i full fart, landar det på drygt 30 000 kronor. Det är 7,6 procent av vad medarbetaren kostar på ett år, inte 75. Tumreglerna kommer ur litteratur om tjänstemän, där upplärningen är längre och rekryteringen dyrare.

Så varför är posten ändå störst av alla?

För att den händer om och om igen. Mer än var tredje anställd i handeln och besöksnäringen slutade under ett år, enligt Svenskt Näringsliv. I butiken med trettio anställda betyder det elva personer, och elva gånger 30 000 kronor är en 330 000 kr.

Elva avhopp om året är också elva nya som ska läras upp, av kollegor som samtidigt ska hinna med sitt eget jobb. Den delen syns inte i någon kalkyl alls.

Övertid blir dyr som system

En enstaka övertidstimme är sällan ett problem. Det är när den blir standardlösningen som notan växer.

En övertidstimme kostar nästan dubbelt så mycket som en vanlig, och exakt hur mycket beror på ditt avtal. Det som överraskar de flesta är att arbetsgivaravgifterna inte påverkar förhållandet. De träffar båda timmarna lika, så påslaget i avtalet är hela skillnaden.

Till det kommer en kostnad som aldrig bokförs. Arbetstidslagen 8 § tillåter högst 200 övertidstimmar per person och år, och högst 48 per fyra veckor. Timmar som förbrukas i mars finns inte kvar i november. Har någon gjort av med sitt utrymme före midsommar måste nästa oplanerade pass lösas på ett annat och oftast dyrare sätt, och då är du tillbaka vid morgonsamtalet igen.

Övertid är alltså billigast när den är sällsynt. Ett schema som bygger på den året runt är den dyraste bemanningsform som finns.

Så undviker du onödiga kostnader

Det går att undvika, eller i alla fall minimera, flera av de här kostnaderna och det är genom att ha bättre kontroll över sitt schema och hur det är planerat.

Lägg schemat tidigare. Ju längre framförhållning, desto färre pass behöver lösas akut. Akuta pass är de som blir övertid. Arbetstidslagen kräver två veckors besked om ändringar, och de flesta kollektivavtal kräver mer än så av själva schemat.

Bestäm i vilken ordning du ringer. De 150 000 kronorna i sjukfrånvaroposten skiljer en butik som vet vem som har timmar kvar från en som ringer den som brukar säga ja. Det är en lista, och den går att göra i dag.

Se efter att kontrakten stämmer med behovet. Ett kontrakt på tjugo timmar som i praktiken bemannas som en heltid tar slut mot mertidstaket redan i månad tre eller fyra. Då återstår bara högre sysselsättningsgrad, en person till, eller inhyrning.

Det gemensamma för alla tre är att de kräver att du ser konsekvensen medan du planerar. När lönefilen kommer är pengarna redan spenderade.

Så ser det ut i TooEasy

I TooEasy ser du vad passet kostar i samma stund som du lägger det: timkostnaden och hur mycket utrymme personen har kvar mot övertidstaket, sida vid sida med schemat.

Ringer telefonen klockan sex ser du direkt vilket av dina två alternativ som är billigast innan du slår numret, inte efter att lönefilen är klar.

Vill du se vad era egna morgnar och avhopp kostar? Boka en genomgång.

‍