När två medarbetare vill byta pass med varandra är det oftast en enkel sak. De har kommit överens, passet blir bemannat och det enda som behövs är ditt ja. Men det är du som chef som ska godkänna bytet, eftersom det är arbetsgivaren som ansvarar för att alla får sin vila och inte jobbar för mycket. Ett byte ser neutralt ut i schemat, men det flyttar timmar och vila mellan två personer. Det behöver du titta på innan du godkänner bytet.

Vem bestämmer om ett byte?

Det är helt okej att låta kollegor byta pass med varandra men det är viktigt att komma ihåg att det fortfarande är arbetsgivaren som är ansvarig för att reglerna följs. Även när medarbetarna själva föreslår bytet är det arbetsgivaren som ska se till att var och en får sin vila och inte jobbar fler timmar än reglerna tillåter. Därför behöver någon titta på bytet innan det gäller.

Det finns också regler om att schemaändringar ska meddelas i god tid, normalt två veckor i förväg. De reglerna finns för att skydda medarbetarna mot ändringar som de inte har bett om. Ett byte som båda vill göra är en annan sak, och därför behöver det förmodligen inte vänta två veckor. Ert kollektivavtal kan ha egna regler om byten, så stäm av vad som gäller hos er.

Ett byte flyttar timmar mellan två personer

Efter ett byte har butiken lika många timmar bemannade som förut, och därför ser byten ofta ofarliga ut. Men timmarna och vilan räknas för varje person, och för de två som byter kan bilden se helt annorlunda ut.

Vilan är det som oftast blir fel. Alla medarbetare ska ha minst elva timmars ledighet i sträck mellan passen, och en längre sammanhängande ledighet varje vecka. Den som tar över en kollegas kvällspass kan redan ha ett morgonpass dagen efter. Då kan vilan mellan passen bli kortare än elva timmar, och det är inte tillåtet hur gärna medarbetaren än vill byta. Samma sak gäller ledigheten under veckan, som kan försvinna om någon tar ett pass på sin lediga dag.

Timmarna kan också bli fel. När två personer byter ett pass mot ett annat ändras ofta inte så mycket. Men när någon tar över ett pass utan att lämna ett annat i gengäld får den personen fler timmar den perioden. För en deltidsanställd blir de extra timmarna mertid, alltså arbetstid utöver det egna avtalet upp till heltid. Mertid kostar extra, och det finns ett tak för hur mycket mertid en person får jobba under ett år. För den som redan jobbar heltid blir de extra timmarna övertid, som har egna gränser.

Vad ska du kontrollera innan du säger ja?

De flesta byten kan du godkänna direkt. Det är byten mellan pass som ligger på olika tider eller olika dagar som behöver en extra titt, och då är det här du ska gå igenom:

‍

• Vilan mellan passen. Får båda minst elva timmar mellan sina pass efter bytet?
• Ledigheten under veckan. Har båda kvar sin längre sammanhängande ledighet?
• Timmarna. Hur mycket har den som tar passet redan jobbat, och blir det mertid eller övertid?
• Uppgiften. Kan personen det som passet kräver, till exempel kassan, öppningen eller stängningen?
• Kostnaden. Ger bytet mertids- eller övertidsersättning som inte fanns med i planen?

‍

Om du säger nej till ett byte är det bra att förklara varför. Oftast handlar det om vilan eller timmarna, och det blir lättare för medarbetarna att hitta ett annat byte när de vet vad som stoppade det första.

Bytet ska synas i schemat

Ett byte som görs muntligt eller i en gruppchatt behöver också uppdateras i schema- och tidrapporteringssystemet. Om fel person står på passet i schemat, är risken stor att lönen blir fel för båda medarbetarna. OB-tillägget riskerar att hamna hos den som skulle ha jobbat i stället för hos den som faktiskt gjorde det, och de extra timmarna räknas på fel person.

Arbetsgivaren ska också kunna visa vem som har jobbat övertid och mertid, och både medarbetarna och facket har rätt att se det. Det går bara om bytet finns i schemat. Därför rekommenderar  vi att alla byten ska gå via schemat, även de som är överenskomna i förväg.

Så fungerar ett byte i TooEasy

I TooEasy gör medarbetarna bytet i appen. Förfrågan blir en händelse i schemat, och när bytet är klart står rätt person på rätt pass. Bytet hamnar därmed i tidrapporteringen och i lönefilen, utan att någon behöver föra över det för hand. Historiken finns kvar, så det går att se i efterhand vem som bytte med vem.

Avtalet och anställningskontraktet följer med i schemat, och OB och övertidsgränser räknas direkt. Ni ställer själva in hur mycket som ska gå via chefen, så att ni kan välja den nivå av kontroll som passar er arbetsplats.

Vill du se hur byten fungerar i TooEasy? Boka en demo eller hör av dig till oss så berättar vi mer.

‍