Försäljning per arbetstimme: så räknar och styr du på det
Om din butik ligger under målet för försäljning per arbetstimme, titta först på öppningen och stängningen. Då är kunderna få men personalen redan på plats, och de timmarna kan dra ner snittet för hela dagen.
Försäljning per arbetstimme är försäljningen under en period delad med antalet arbetade timmar under samma period. Talet visar hur mycket varje bemannad timme drar in, och det går att lägga schema efter.
Hur räknar man ut försäljning per arbetstimme?
Försäljning per arbetstimme = Försäljning exklusive moms / Arbetade timmar
Innan talet går att jämföra över tid behöver du bestämma hur det räknas.
Försäljningen räknas exklusive moms. Momsen är inte butikens intäkt, och om den ingår ändras talet när momssatsen ändras, fast ingenting i butiken har förändrats.
Arbetade timmar är de timmar som faktiskt arbetades, inte de som var schemalagda. Timmar då någon var sjuk räknas inte, timmar då någon stannade kvar räknas.
Bestäm vilka timmar som ingår och håll fast vid det. Enklast är att räkna alla timmar i butiken, inklusive varumottagning och påfyllning. Räknar en butik med chefens timmar och en annan utan blir jämförelsen mellan dem meningslös.
Ett räknat exempel
En butik säljer för 840 000 kronor exklusive moms under en vecka. Under samma vecka arbetas 420 timmar.
840 000 kr / 420 timmar = 2 000 kr per arbetstimme
Varje bemannad timme drog alltså in 2 000 kronor i snitt.
Vad är skillnaden mot personalprocent?
Personalprocent är personalkostnaden i procent av försäljningen. Den mäter hur stor del av intäkten som går till löner. Försäljning per arbetstimme mäter hur mycket varje timme drar in. Det första är ett kostnadsmått, det andra ett produktivitetsmått, och de hänger ihop genom timkostnaden:
Personalprocent = Timkostnad / Försäljning per arbetstimme
Timkostnaden är vad en arbetad timme i snitt kostar butiken: lön plus semesterlön, arbetsgivaravgifter och tillägg.
I exemplet ovan, med en timkostnad på 260 kronor:
260 kr / 2 000 kr = 13 procent i personalprocent
När talen pekar åt olika håll
Eftersom timkostnaden ligger mellan talen kan de röra sig åt olika håll. Det är där de flesta misstolkningar uppstår.
Använd därför båda. Personalprocenten säger om ekonomin håller. Försäljning per arbetstimme säger om bemanningen följer kunderna. Vill du utesluta priseffekter kan du komplettera med antal kunder eller transaktioner per arbetstimme, som räknas på samma sätt.
Vad är ett bra värde?
Ditt riktvärde räknar du fram själv. En livsmedelsbutik med snabba köp och en klädbutik med provrum och personlig service har så olika förutsättningar att ett tal från en annan kedja säger lite om din butik. Det går att ta fram på två sätt.
Utifrån målet för personalprocent
Om butiken har ett budgeterat mål för personalprocent går formeln ovan att vända:
Mål för försäljning per arbetstimme = Timkostnad / Mål för personalprocent
Med en timkostnad på 260 kronor och ett mål på 12 procent blir det 260 / 0,12, alltså cirka 2 170 kronor per arbetstimme. Det är det tal varje bemannad timme i snitt behöver dra in för att budgeten ska hålla.
Utifrån den egna historiken
Ta ut försäljning och arbetade timmar per timme för de senaste tolv månaderna. Välj ut de timmar då butiken fungerade bra, det vill säga utan långa köer och utan att personalen stod sysslolös. Försäljningen per arbetstimme under de timmarna är en rimlig nivå att sikta på, eftersom den redan har visat sig fungera i just din butik.
Jämför sedan de två talen. Ligger budgetmålet långt över det historiken säger är möjligt är det budgeten som behöver diskuteras, inte schemat. Mer om hur historiken används för att räkna fram bemanningen finns i Så räknar du ut hur mycket personal som behövs.
Hur använder man talet för att lägga schema?
Ett veckosnitt är bra för uppföljning men går inte att lägga schema efter. Talet blir styrande först när det räknas per timme, eftersom det är där skillnaderna finns. Så här kan en lördag se ut:
Dagens snitt på 1 610 kronor ligger under målet på 2 170 kronor från förra avsnittet. Det som drar ner snittet mest är öppningstimmen och stängningstimmen, med 800 respektive 933 kronor per arbetstimme. Mitt på dagen ligger flera timmar nära målet.
Om butiken bemannar de två timmarna med två personer i stället för tre blir dagens snitt 1 697 kronor, med samma försäljning. Det är en förbättring på drygt fem procent, och mitt på dagen har ingenting ändrats. Två timmar mindre per dag blir drygt 700 timmar om året för en butik som har öppet varje dag.
När du använder talet i schemat:
Räkna med en lägsta bemanning. Vissa timmar går inte att bemanna ner till målet, till exempel om butiken av säkerhetsskäl aldrig ska ha en person ensam. Lägg golvet först och styr på talet ovanför det.
- Planera efter förväntad försäljning, inte efter förra veckans. Talet räknas i efterhand, men schemat läggs i förväg, så det är prognosen för varje timme som ska delas med målvärdet.
- Räkna med arbete som inte syns i kassan. Varumottagning, påfyllning och skyltning ger ingen försäljning den timmen men måste göras. Lägg dem på timmar med låg kundtillströmning i stället för att låta dem dra ner talet mitt i rusningen.
Så ser det ut i TooEasy
I TooEasy syns personalkostnaden i realtid medan schemat läggs, och prognosen för försäljningen ligger i samma vy. Därför går det att räkna både försäljning per arbetstimme och personalprocent timme för timme, innan veckan har börjat. Läs mer om uppföljning i TooEasy och om TooEasy för retail.
Vilka misstag är vanligast?
Att jaga ett högre tal
Försäljning per arbetstimme går alltid att höja genom att bemanna mindre. Om kön växer och kunder går därifrån sjunker försäljningen, och då har talet förbättrats på bekostnad av det det skulle mäta. Följ därför alltid försäljningen bredvid.
Att jämföra butiker som inte liknar varandra
En butik i en galleria med jämnt flöde och en i ett stadscentrum med lunchrusning kan ha samma veckosnitt och helt olika bemanningsbehov. Jämför i första hand en butik med sig själv över tid.
Att räkna med schemalagda timmar
En vecka med mycket sjukfrånvaro kan skillnaden mellan schemalagd och arbetad tid bli stor. Räkna därför alltid på den arbetade tiden.
Att glömma ob-tiderna
Två timmar med samma försäljning per arbetstimme kostar olika mycket om den ena ligger en tisdag förmiddag och den andra en söndag. Skillnaden syns bara i personalprocenten, och därför behövs båda talen.
