Schemaläggning - Hur du gör ett bra schema och vilket verktyg du kan använda

Behovet av schemaläggningssystem och dess tekniska utveckling  

Vi alla känner till de gamla metoderna för att göra ett schema, allt från Excel ark till papper och penna. I dagens läge så spelar det ingen roll vilken kategori din verksamhet befinner sig inom, vi vet att det är väldigt få saker som skapar så mycket huvudvärk som schemaläggning och personalplanering. Men det behöver inte vara komplicerat, de flesta utmaningar inom schemaläggning kan enkelt kan lösas med ett kraftfullt schemaläggningssystem. Tekniken kring dessa system utvecklas konstant, men idag kan vi se hur artificiell intelligens bidrar extremt effektivt till minskad administration, bättre scheman, nöjdare personal och minskade kostnader. Och det bästa av allt, TooEasy jobbar hela tiden i bakgrunden så att även alla regler och avtal hålls. Chefer behöver nu inte dra sig i håret över alla de bekymmer som tidigare kunde uppstå, och vad är inte mer värdefullt än sparad tid, som kan spenderas åt annat håll inom verksamheten?

Att erbjuda en lösning för det växande behovet

I takt med att behovet av ett effektivt system för schemaläggning ökar, så ser vi även en ökning av valmöjligheter för dig och din verksamhet. Olika företag, med sina alldeles egna system, skapade för att effektivisera allt inom Workforce Management. Att veta vilket alternativ som passar bäst för er verksamhet kan vara svårt, det är viktigt att vara noggrann, att lägga ner den tid som krävs för att hitta det bästa alternativet för er. Vår arbets- och kundfilosofi formades när vi 2008 lade grunden till det som skulle bli TooEasy några år senare. Då var det tillsammans med skokoncernen Nilson Group vi startade ett utvecklings- och samarbetsprojekt. Vår plats på marknaden präglas av erfarenhet och en vilja att se er lyckas. Vill du läsa mer om hur vårat schemaläggningssystem är uppbyggt så kan du läsa mer här. (https://www.tooeasy.se/tjansten)  

TooEasy hjälper mig att göra ett ännu bättre jobb som Butikschef. Systemet är otroligt lätt att förstå och nästan självlärande. Jag tjänar in på ren datortid vid schemaläggning, men den största vinsten ligger nog i all tid jag sparar tack vare att systemet hjälper mig göra rätt från början.

- Emma Salomonsson - Butikschef, Akademiebokhandeln

Hur du gör ett bra schema

På nätet finns ett flertal olika guider om hur du gör ett bra schema, vissa bättre än andra. Men nyckeln till att vara framgångsrik i sin schemaläggning bygger på att vara konsekvent i alla led och att man samtidigt som schemaläggning görs också tar hänsyn till personal, avtal och andra delar som kan komma att vara absolut kritiska för företagets fortsatta funktion och tillväxt.

Planering är A-O

Det är viktigt att du har en plan för hur systemet ska implementeras, att det görs på rätt sätt. Detta behöver såklart inte vara svårt, enkel implementation är en av våra grundpelare, det finns en anledning till att vi heter TooEasy!  

Ta hänsyn till personal, avtal och önskemål

Både du och vi vet att det finns väldigt mycket att ta hänsyn till: anställningslagar och villkor, tillgänglig personal och önskemål, skiftrotation, fackliga bestämmelser. Alla punkter som ska fungera i symbios är många. Ofta tar det dagar, om inte veckor, att styra upp ett välfungerande schemaläggningssystem inom en större organisation. Oavsett om det handlar om schemaläggning för 20 eller 200 personer så är det trots allt människor som vi jobbar med. Oväntad frånvaro, önskemål av skiftbyte, sjukanmälningar, listan kan göras lång! Det bidrar såklart med att värdefull tid behöver spenderas, som skulle göra större nytta åt andra håll!

TooEasy hjälper dig att kontrollera alla dina val, och ser till att allt blir på det sätt som du har tänkt dig. Vårt Schemaläggningssystem håller full koll på alla punkter, så att du slipper. Om något pass av olika anledningar inte skulle vara möjligt att lägga, så kommer det tydligt att synas varför och sedan kan en enkel korrigering göras av dig, enkelt! Om inget meddelande kommer upp, så har du skött allt fläckfritt på egen hand!

Nogrann schemaplanering med TooEasy's schemaläggningssystem
Nogrann schemaplanering med TooEasy's schemaläggningssystem

Håll en god kommunikation med personal och öka engagemang  

En god kommunikation och transparens till de anställda är superviktigt, verksamhetens framgång gynnas alltid av en personal som känner sig mer nöjda och engagerade. Samarbeta med dem för att hitta en lösning som är bra för båda parterna. Det kommer att göra dem mer nöjda och nöjda medarbetare gör ett bättre jobb. Anställda vill ha kontroll och flexibilitet. De vill kunna välja vilka skift de ska arbeta, att enkelt kunna byta sina skift och ha möjlighet att kunna ta på sig extra skift om de behöver. Det ska kännas rättvist och rimligt. Med rätt verktyg så ökar du flexibiliteten och valfriheten till dina anställda, du förbättrar produktiviteten, minskar onödiga kostnader och sparar mycket av er värdefulla tid. Du får den frihet som du behöver för att bedriva en verksamhet där människan uppskattas och medarbetarna trivs, i samma veva presterar personal bättre och är mer engagerade i deras arbete!  

Välj TooEasy för er schemaläggning

Att ha bra kundrelationer är en självklarhet för de flesta företag, men vi ville mer. Vi såg en stor potential i att knyta till oss våra kunder och göra dem starkt delaktiga i vidareutvecklingen av TooEasy. Det är kunderna som har den bästa inblicken i sina verksamheter och de behov som finns av ett verktyg som förenklar all schemaplanering, personalhantering och tidrapportering. Styrkan i att skapa en nära gemenskap med alla kunder visar sig bl a på våra årliga användarträffar. Det engagemang vi möts av på dessa träffar, och vid andra kundkontakter, stärker oss i att vi ska fortsätta att värna om den starka gemenskap vi byggt upp. Därför har vi på TooEasy inte några vildvuxna expansionsplaner. Vi ska fortsätta att växa i lagom snabb takt där ingen kund ska känna sig bortglömd eller osedd.

Schemaläggning med TooEasy's plattform
Schemaläggning med TooEasy's plattform

Full koll när du gör schemaläggning med TooEasy

När du läser detta inlägg så är du troligen ute efter en samarbetspartner och en lösning för att förenkla och effektivisera er schemaplanering, personalhantering och tidrapportering. Ni kommer helt säkert att då titta på vad marknaden har att erbjuda och sedan göra en jämförelse mellan olika system, tjänster och leverantörer. Något som vi på TooEasy är väldigt nöjda över, och ofta får beröm för, är hur pass underlättande schemaläggning blir. Här får du direkt en effektiv överblick, genom kalkylen till vänster (se bild ovan) beräknas all data automatiskt och direkt går det att se hur mycket passet kommer att kosta er. Sedan har du full kontroll över de eventuella ändringar som behöver göras.

Tack vare TooEasy har vi kunnat minimera onödigt bemannade timmar. Vi har skapat en annan medvetenhet om personalekonomi i butikerna och våra butikschefer har fått mer insikt i lagar och regler när scheman läggs.

- Pernilla Carlsson - Human Resources, Hööks

TooEasy familjen

På TooEasy brukar vi säga att vi är som en stor familj och att våra kunder är våra vänner. Under årens lopp har en stark samhörighetskänsla växt fram och vi vill att varje kund ska känna en trygghet i att ha oss som en nära samarbetspartner. Vår arbets- och kundfilosofi formades när vi redan 2008 tillsammans med bl.a. Nilson Group, Iduna och Synsam började ta fram det som idag är TooEasy WFM.

Vi på TooEasy ser fram emot att diskutera ett eventuellt samarbete med er!  

Boka ett förutsättningslöst demomöte här, eller varför inte göra ett besök hos oss i TooEasy-villan på Danska Vägen 2 i Göteborg? Då kan vi berätta mer om hur vi arbetar, vår kundfilosofi och givetvis också demonstrera TooEasy som tjänst. Ring gärna till vår sälj- och marknadsansvarige Robin Freidlitz på 0734-21 95 51 så ordnar han det!

25K+

Användare

150

Nöjda kunder

5

Språk

4,9+

På App Store

Akademibokhandeln

TooEasy hjälper mig att göra ett ännu bättre jobb som Butikschef. Systemet är otroligt lätt att förstå och nästan självlärande. Jag tjänar in på ren datortid vid schemaläggning, men den största vinsten ligger nog i all tid jag sparar tack vare att systemet hjälper mig göra rätt från början.

Actic

Det vi gillar med TooEasy är systemets enkelhet för cheferna, möjligheten att på ett visuellt sätt se hur man ligger mot budget och att det utan problem hanterar de 4 länder som vi är etablerade i. Asivo tar ansvar för sin produkt och lyssnar på oss som kund.

Peak Performance

Vi använder TooEasy i våra butiker. Enkelheten, att få viktiga KPI:er och nyckeltal ur systemet, har varit en stor hjälp för oss i styrning av våra butiker. Vår lösning med koppling till lönesystemet har dessutom sparat oss oerhört mycket tid tack vare att vi har rätt data från början.

Smarteyes

Tack vare Schemasystemet TooEasy har vi minskat vår personalkonstnad med ca 10%. Systemet är användarvänligt och supporten återkopplar snabbt om vi har några frågor. Vi talar alltid varmt om TooEasy för de företag vi arbetar med.