Schemat är vad som får folk att stanna eller sluta

Tre uppsägningar i år, tre olika skäl. Den första skulle börja plugga, den andra hade hittat något närmare hemmet, och den tredje sa ingenting särskilt alls. Inget av det ser ut som ett mönster.

Du kommer inte att stoppa det, och du ska inte försöka heller. Mer än var tredje anställd i handeln och besöksnäringen byter jobb under ett år. Det du kan påverka är vilka som går, och där är bra schemaläggning det starkaste verktyget du har.

Varför slutar de?

Skälet du hör i uppsägningssamtalet är sällan det som avgjorde. Det är det som är lättast att säga när man ändå har bestämt sig.

Det som avgjorde står i schemat.

Timmarna. Mer än hälften av de deltidsanställda i butik vill ha fler timmar, och bland dem under trettio är det närmare tre av fyra. Det visade Novus i en undersökning för Handels 2023. Nästan sex av tio är dessutom deltidsanställda för att de inte hittade något heltidsjobb, inte för att de ville ha kortare vecka.

Den som inte får sina timmar hos dig letar efter dem någon annanstans. När hen hittar dem är det sällan ett extrapass hen tackar ja till. Det är en anställning.

Förutsägbarheten. Handels redovisade 2020 att 38 procent av butikssäljarna får sitt schema med kortare än fyra veckors framförhållning. Studier, hämtning på förskolan, ett extrajobb vid sidan av: allt sådant kräver att du vet vilka dagar du arbetar om tre veckor.

Det är nästa tal i samma undersökning som gör det här till en styrningsfråga. Fyra av tio visstidsanställda i butik får schemat samma dag eller några dagar innan det börjar gälla. Bland de fast anställda är det ungefär var tionde.

De som har minst trygghet får alltså minst förutsägbarhet. Det är samma personer som ni säger er vilja behålla och göra fasta.

Var tredje slutar, och det är inget haveri

Innan du letar efter felet är det värt att veta var ribban ligger. Svenskt Näringsliv räknade fram att drygt en tredjedel av arbetarna i handel och besöksnäring slutade under ett år. Talet är något i överkant, eftersom föräldralediga och andra långtidsfrånvarande räknas som att de slutat, men storleksordningen håller.

Forskare vid Lunds universitet gick igenom rörligheten i dagligvaruhandeln åt Handelsrådet och kom fram till något som brukar förvåna. Både anställda och handlare beskriver rörligheten som självklar och delvis önskvärd. Den motverkar hemmablindhet och den för in ny kompetens.

Så en tredjedel är ingen katastrofsiffra. Den är branschens normaltillstånd, och den kommer inte att bli noll hur bra du än planerar.

Däremot kostar avhoppen olika mycket. Ett avhopp bland butikspersonal landar runt 30 000 kronor när rekryteringen, introduktionen och tiden fram till full fart räknas ihop. Den största posten i den summan är upplärningen, och den är betydligt större för någon som kunde jobbet utan och innan än för någon som varit hos er i två månader.

Frågan är alltså inte hur många som slutar. Den är vilka.

Experimentet som inte gav svaret man hoppades på

Det finns ett försök som faktiskt mätte det här, med kontrollgrupp och allt, och vi har läst det i original eftersom resultatet är lätt att återge fel.

Tre amerikanska universitet gjorde 2015 och 2016 ett experiment tillsammans med klädkedjan Gap. 28 butiker i San Francisco och Chicago delades upp, 19 i försöksgrupp och 9 som kontroll, och försöket pågick i nio månader. Två saker ändrades i försöksbutikerna. Schemat skulle vara klart och publicerat två veckor i förväg, och inringning på beredskap togs bort helt.

Medianförsäljningen i försöksbutikerna steg med 7 procent. Arbetsproduktiviteten steg också.

Men personalomsättningen stod still. Räknat på hela styrkan slutade lika många som förut, och forskarna skriver rakt ut att nio månader kan ha varit för kort tid för att se en effekt på totalen.

Det de däremot såg var att omsättningen sjönk bland de mer erfarna medarbetarna. Alltså de som kan rutinerna, som kan öppna och stänga själva, och som lär upp alla andra.

Stabilare scheman fick inte färre att sluta. De fick färre av de rätta att sluta.

Studien är amerikansk och Gap är ingen svensk butikskedja. Det som gör den användbar ändå är att ingreppen låg lägre än vad ett svenskt kollektivavtal redan kräver.

Vad kan du ändra i schemat?

Tre saker, och två av dem kostar ingenting.

Håll framförhållningen ni redan har lovat. Arbetstidslagen 12 § kräver besked om ändringar i arbetstidens förläggning minst två veckor i förväg. Detaljhandelsavtalet går längre i punkt 6.4 B: schemat ska fastställas senast en månad i förväg och omfatta minst sex månader. Försöket hos Gap byggde på två veckor, alltså mindre än vad ni redan är bundna av. Det som fattas är sällan regeln, det är efterlevnaden.

Använd önskemålen som redan är förhandlade. Enligt Detaljhandelsavtalets punkt 6.2 E får tillsvidareanställda senast den 30 september varje år lämna skriftliga önskemål inför nästa års schema. Fem kalenderdagar de inte vill vara schemalagda, och hur de vill ligga på tidiga morgnar, sena kvällar och helger. Den rättigheten finns i avtalet och används sällan. Vi skulle skicka ut påminnelsen i augusti och göra det till en rutin.

Låt kontrakten möta verkligheten. En medarbetare med tjugo timmar i kontraktet som varje vecka arbetar trettiofem är en uppsägning på sikt, och under tiden bygger ni upp ett mertidsutrymme som tar slut. Den som redan vill ha fler timmar är också den billigaste rekrytering ni kan göra, eftersom upplärningen är gjord.

Om vi bara fick välja en av de tre skulle vi ta framförhållningen, eftersom den är den enda som märks för alla samtidigt. Och letar du efter vilka som ligger i riskzonen är det två listor du ska be om: vem som ligger längst under sitt kontrakt, och vems pass som har ändrats flest gånger det senaste kvartalet. Båda finns redan i era system, och ingen av dem brukar vara efterfrågad.

Fördelningen sätts när schemat läggs

Personalomsättning är ingen siffra att pressa mot noll. Det är en fördelning mellan dem ni gärna behåller och dem ni ändå räknade med att förlora.

Den fördelningen bestäms inte i utvecklingssamtalen. Den bestäms varje gång ett schema läggs, och den syns först ett år senare.

Så ser det ut i TooEasy

Du ser vem som fått hur många timmar och vems schema som ändrats oftast, redan när du lägger nästa period, kontrakterade och faktiskt arbetade timmar, i realtid.

Skillnaden i praktiken: den som ligger långt under sitt kontrakt eller har flest sena ändringar syns innan hen säger upp sig, inte i statistiken efteråt.

Vill du se vilka två listor som gäller hos er? Boka en demo.

Vanliga frågor

Vad är en normal personalomsättning i handeln?

Drygt en tredjedel per år för arbetare i handel och besöksnäring, enligt Svenskt Näringsliv. Talet är något i överkant, eftersom föräldralediga och andra långtidsfrånvarande räknas som att de slutat. Att ligga nära branschsnittet säger ingenting om huruvida rätt personer stannar.

Minskar ett bättre schema personalomsättningen?

Inte totalt, enligt det enda randomiserade experiment som gjorts på frågan. 28 amerikanska butiker införde två veckors framförhållning och tog bort inringning på beredskap. Omsättningen totalt var oförändrad, men den sjönk bland de mer erfarna medarbetarna, och försäljningen steg med 7 procent.

Hur långt i förväg måste schemat vara klart?

Arbetstidslagen 12 § kräver besked om ändringar minst två veckor i förväg. Detaljhandelsavtalet kräver mer än så: schemat ska fastställas senast en månad i förväg och omfatta minst sex månader. Handels redovisade 2020 att 38 procent av butikssäljarna ändå får sitt schema med kortare än fyra veckors framförhållning.

Är det lönen som gör att folk slutar?

För en deltidsanställd spelar antalet timmar större roll än timlönen. Mer än hälften av de deltidsanställda i butik vill ha fler timmar, och nästan sex av tio är deltidsanställda för att de inte hittade något heltidsjobb. Den som inte får sina timmar hos er söker dem någon annanstans.

Vad kostar det när någon slutar?

Runt 30 000 kronor för en butiksanställd, räknat på rekrytering, introduktion och tiden fram till full fart. Det är frekvensen som gör posten stor. Elva avhopp om året i en butik med trettio anställda blir ungefär en tredjedels miljon.

‍