Så planerar du bemanning efter vädret

Fredag eftermiddag, och prognosen har vänt: sol hela helgen, tjugofyra grader. Du vet redan hur lördagen ser ut. Kön till kiosken går ut genom dörren vid halv ett, badet är fullt, och i receptionen står tre personer som egentligen skulle ha varit någon annanstans.

Du vet det på fredagen. Schemat låstes för två veckor sedan.

Det går att planera för det här, men inte på det sätt de flesta systemleverantörer antyder. Prognosen kommer för sent för att flytta någon. Det som går att göra är att dela anläggningen i det som svänger med vädret och det som styrs av bokningen, och bara låta den ena halvan vara rörlig.

Hur mycket betyder vädret egentligen?

Ingen vet vad det betyder för just er camping, och den som säger sig veta har inte mätt det hos er.

Vi har letat efter en publicerad siffra på hur mycket vädret påverkar schemaläggningen på en svensk camping. Det finns ingen. Det finns däremot tal i omlopp, och de är värda en varning: sol som ger tjugo till fyrtio procent fler gäster, regn som tar bort femton procent av spontanbesöken, och en amerikansk forskningsinstitution som uppges ha räknat ut hur mycket restauranger överbemannar. Ingen av dem gick att spåra till någon som faktiskt publicerat dem. Den leverantörssida som pekades ut som upphov skriver i stället att sambandet måste bedömas lokalt, vilket är det ärligaste som sagts i ämnet. Vi använder dem därför inte, och vi tycker inte att ni ska göra det heller.

Ert eget svar ligger i förra säsongen. Ta kioskens omsättning per dag, lägg dagens väder bredvid, och gör det per funktion i stället för för hela anläggningen. Efter en säsong har ni ett samband som gäller er, er ort och era gäster, och det är värt mer än vilken branschsiffra som helst.

Det är samma räkning som ligger bakom all bemanningsprognos: dela volymen under en period med de arbetade timmarna under samma period. Skillnaden här är att ni lägger till en kolumn för vädret.

Prognosen når inte fram till schemat

Prognosen kommer för sent, och det är varken prognosens eller ditt fel.

En väderprognos i ett schemaverktyg räcker omkring tio dygn. Så långt fram är den användbar, sedan tar den slut.

Gröna riksavtalet mellan Visita och HRF, 10 § punkt 1:

"Arbetsgivaren ska i sin schemaplanering arbeta för att undvika schemaändringar. Arbetsgivaren får göra schemaändringar på grund av orsaker direkt kopplade till verksamheten. Innan arbetsgivaren fastställer/ändrar arbetstidsschema ska samråd ske med berörda arbetstagare. Samråd ska ske senast 14 dagar innan det börjar gälla, om inte annat överenskommits."

Fjorton dagar. Prognosen räcker tio. De två talen möts aldrig, och det är hela förklaringen till varför väderstyrd schemaläggning inte fungerar som det låter.

Till det kommer arbetstidslagen 12 §, som kräver besked om ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning minst två veckor i förväg.

Formuleringen "om inte annat överenskommits" är den öppning som finns i avtalet. Den kräver en överenskommelse, och den ska i så fall vara gjord i förväg. Exakt vad den tillåter i praktiken är en fråga för er och det lokala facket, och den ska avgöras där.

Slutsatsen är enkel och den är värd att säga rakt ut. Vädret kan aldrig avgöra vem som är schemalagd. Det kan bara avgöra vad de som redan står i schemat gör, och om någon frivilligt tar ett extrapass.

Dela anläggningen i två halvor

Halva anläggningen behöver inte vädret för att planeras, och det är den insikten som gör resten möjlig.

Receptionen är det tydligaste exemplet. En solig lördag känns som den mest hektiska dagen i veckan, men antalet ankomster är detsamma som det var på torsdagen när ni tittade i bokningssystemet. Gästerna är redan bokade. Det som ändras är vad de gör när de kommit fram.

Stugstädningen fungerar likadant. Antalet avresor är känt flera veckor i förväg och påverkas inte av om det regnar.

Kiosken är motsatsen. Den har ingen bokning att luta sig mot, och skillnaden mellan en regnig och en solig tisdag kan vara vilken som helst.

Vi drar gränsen vid vad som är bokat. Är antalet känt i förväg är funktionen inte väderstyrd, hur hektisk dagen än känns.

Uppdelningen ovan är en princip och ingen mätning. Pröva den mot er egen anläggning innan ni bygger schemat på den, för en camping med inomhusbad och en utan är två olika verksamheter.

Poängen med att göra den alls: den som försöker väderstyra hela schemat gör det instabilt utan att vinna något, eftersom halva anläggningen ändå ligger fast. Och den som inte väderstyr någonting bemannar kiosken för en regnig tisdag som om det vore en solig lördag.

Vad gör du när solen redan är här?

Schemat är låst, och då återstår tre saker. Alla tre förbereds i maj, inte på lördagsmorgonen.

Flytta folk mellan funktioner inom passet. Den som är schemalagd på underhåll kan gå till kiosken när kön blir lång. Det kräver inget samråd, eftersom arbetstiden inte ändras. Däremot kräver det att fler personer kan fler saker, och det avgörs i upplärningen före säsongen.

Bestäm ordningen för extrapass i förväg. Vem ni frågar först är en lista, och den går att göra i maj. Utan den blir det den som brukar säga ja, vilket är samma person varje gång och den som slutar först.

Lägg överlappande pass över de timmar som alltid svänger. Ett pass som börjar klockan elva och ett som börjar klockan tolv ger en timmes extra kapacitet mitt i lunchtoppen, varje dag, utan att någon behöver ringas in. De timmarna återkommer varje dag oavsett väder, och mönstret syns i förra säsongens siffror.

Ingen av de tre kräver att ni ändrar någons schema med en dags varsel. Det är själva poängen.

Ett schema som tål att vädret slår om

Vädret går inte att schemalägga bort, och det ska det inte heller.

Det som går att göra är att bygga ett schema som håller oavsett vilket väder helgen får, och som har rörlighet inbyggd där den behövs. Det bygget görs före säsongen, med förra årets siffror framför sig. På fredagen när prognosen vänder är det för sent.

Så ser det ut i TooEasy

Behovet räknas per funktion och per timme ur anläggningens eget faktiska behov, alltså den historik ni redan skapar varje säsong. Kiosken får sin kurva och receptionen sin, i stället för en gemensam bemanning för hela anläggningen.

Skillnaden i praktiken är att ni ser var den rörliga kapaciteten behöver ligga redan när schemat läggs, i stället för att upptäcka det på lördagen.

Vill du se var er egen rörliga kapacitet borde ligga? Boka en genomgång.

Vanliga frågor

Går det att bemanna efter väderprognosen?

Inte i schemat. En prognos räcker omkring tio dygn, och Gröna riksavtalet kräver att schemaändringar samråds med berörda medarbetare senast fjorton dagar innan de börjar gälla. Prognosen når alltså aldrig fram till beslutet. Det den kan styra är vad de som redan är schemalagda gör under passet, och om någon frivilligt tar ett extrapass.

Hur mycket påverkar vädret beläggningen på en camping?

Ingen har publicerat ett svar på den frågan för svensk camping, och de tal som cirkulerar går inte att spåra till någon avsändare som står för dem. Ert eget svar finns i förra säsongens data: jämför kioskens och serveringens omsättning per dag med dagens väder, funktion för funktion.

Hur sent får jag ändra ett schema?

Gröna riksavtalet mellan Visita och HRF kräver samråd med berörda arbetstagare senast fjorton dagar innan ändringen börjar gälla, om inte annat överenskommits. Arbetstidslagen 12 § kräver besked om ändringar i den ordinarie arbetstidens förläggning minst två veckor i förväg.

Vilka funktioner på en camping är väderkänsliga?

Kiosk, servering och aktiviteter svänger med vädret, eftersom de beror på hur många gäster som är på plats och vad de gör. Reception och stugstädning styrs av bokningen, alltså av antalet ankomster och avresor, och ligger fast oavsett väder. Underhåll och yttre skötsel går att flytta i tiden.

Vad gör jag på en lördagsmorgon när det blev soligare än väntat?

Tre saker, och alla tre förbereds i förväg. Flytta folk mellan funktioner inom passet, gå till listan över vem som tillfrågas först om ett extrapass, och utnyttja de överlappande pass ni redan lagt över de timmar som alltid svänger.

‍