Personalsystem - Arbetslivet och den digitala utvecklingen

Den digitala transformationen av våra arbetsplatser har med rasande fart satt igång – och det gäller nu att hänga med. Covid har rört om hela vår värld, både hos oss alla personligen, men också inom de flesta verksamheter.  Sättet vi lever och arbetar på har förändrats dramatiskt och de flesta skulle nog säga att vi står inför ett stort skifte mot en mer digital arbetsmiljö. För vissa kanske distansarbete har varit en bekvämlighet, för andra en nödvändighet, nästan över en natt. Att skapa en hybrid arbetsmiljö där det digitala och fysiska kombineras kommer vara nyckeln till framgång inom alla framtida verksamheter. 

Att utveckla sin verksamhet digitalt   

Det gäller nu att bygga en skalbar och anpassningsbar IT-infrastruktur med applikationer och digitala plattformar som stärker er verksamhet istället för att försämra den. Den viktigaste delen av att förbereda ditt företag för framtiden är att se till att du har en digital utveckling som kan anpassas till de utmaningar som kommer att uppstå framöver. IT-ansvariga och företagsledare måste överväga hur de kan använda teknik som en möjliggörare, inte bara för att stödja nya tekniska lösningar, utan också för nya sätt att arbeta. Här gäller det att hitta en balans mellan människa och maskin, kommunikation är viktigt och låt personalen vara så delaktig som möjligt så att ni växer tillsammans, inte ifrån varandra. Nuförtiden har de flesta tillgång till en smartphone, vilket medför extremt flexibla och effektiva lösningar på distans. Genom TooEasy’s mobilapp så har personal full tillgång till att kontrollera sina arbetspass samt möjligheten att se allt med full transparens i realtid, vart som helst, vilket är extra betydande för en glad och engagerad arbetskraft! 

Den stora betydelsen av ett effektivt Workforce Management system 

Ett effektivt Workforce Management system kommer gynna er verksamhet på många plan när den blir alltmer digital. När personal jobbar på distans så blir det extra betydande att alla är med i matchen, genom automatisering av schemaläggning, tidrapportering och personalhantering så minimeras risken för onödigt krångel. Genom TooEasy’s WFM system får du direkt tillgång till närvaro för samtliga medarbetare samt direkt rapporterade avvikelser, planerade/icke planerade, såsom semester, VAB, sjukdom m.m. Ansvarig personal för schemaläggning slipper tänka på massa pappersarbete och att ringa massa samtal för att hitta lösningar. Schemaläggningen görs enkelt genom TooEasy där även personal kan planera sina egna pass. Ett större inflytande hos alla bidrar till en starkare arbetsstyrka med högre engagemang. Med data som uppdateras i realtid är företaget alltid med i matchen, där möjligheten att reagera snabbt till plötsliga förändringar skapar en trygghet och ofta stora besparingar i längden. Läs mer om TooEasy’s effektiva system HÄR!

Actic

Det vi gillar med TooEasy är systemets enkelhet för cheferna, möjligheten att på ett visuellt sätt se hur man ligger mot budget och att det utan problem hanterar de 4 länder som vi är etablerade i. Asivo tar ansvar för sin produkt och lyssnar på oss som kund.

- Linda Nilsson

Digital kompetens hos arbetsstyrkan 

En digital utveckling kan definitivt medföra delade åsikter från personalen. Vissa avskyr alla nya typer av arbetssätt, medan vissa önskar att det gärna kunde komma fler. Om till exempel ett nytt schemaläggningssystem ska införas så kan en utförlig genomgång snabbt lösa många frågor hos personal, och möjligen vända många negativa åsikter. Ändringar, stora som små, kommer kräva ett gott samarbete och det är viktigt att motivera och undervisa personal för kommande ändringar. En engagerad och produktiv digital arbetsstyrka behöver kombinationen av rätt rutiner, policys, förtroende, engagemang och transparens inom organisationen på alla nivåer för att lyckas. Tack vare TooEasy får en anställd direkt och riktig info om sina saldon, semester, komptid, flex m.m. som underlättar vardagen. Att vänta på ett lönebesked 1 gång i månaden är inte längre nödvändigt!

Utmaningar med distansarbete 

Innan pandemin slog till så var det vanligaste att gå upp på morgonen och ta sig till sin arbetsplats. Vi ser nu hur väldigt många snabbt måste anpassa sig till ett nytt arbetssätt som sätter höga krav på sin egna disciplin genom arbete på distans. Stora delar av utmaningen handlar om att klara av det praktiska, att upprätthålla företagets prestation genom ett helt nytt förhållningssätt är ofta komplicerat. Det är väldigt viktigt att tekniken fungerar och att alla medarbetare effektivt kan kommunicera med varandra, var de än befinner sig. Olika molntjänster liksom bra mjukvara för möten online kan här ses som väldigt viktiga. Det gäller att kunna ersätta det som normalt sker i samtal i fikarummet eller i korridorerna. Att samarbeta med kollegor man inte känner sedan tidigare, kommer exempelvis inte alltid att vara enkelt. I denna våg kommer en ny uppsättning tekniker att ta form och implementeras, artificiell intelligens och maskininlärning för att nämna två.

Utmaningen för företagsledare

När företagsledare skapar framtidens arbetsplats är den kanske mest kritiska uppgiften att se till att de anställda känner sig motiverade och involverade. Det är avgörande för att nå framtida framgångar. Den digitala utvecklingen skapar en hel uppsättning av utmaningar, det kräver att alla ledare inom en organisation arbetar tillsammans för att lösa dem. I det ingår bland annat att se över om infrastrukturen för fjärråtkomst är tillräckligt stark för att hantera de anställda på distans. Man behöver också se över om alla applikationer är moln kompatibla, samt att de lösningar man har klarar av högre trafikvolymer. 

Digital säkerhet 

Något som inte ska glömmas att nämna är säkerheten i en digital utveckling. Alla företag måste noggrant och kontinuerligt se över deras säkerhet digitalt, redan idag ser vi en massiv uppgång i IT-brottslighet sedan pandemin slog till. Det sista en verksamhet ska behöva tänka på är olika typer av dataintrång. Säkerhet i all ära, men kan det också bli för mycket? Det gäller att ha huvudet på spets för att hitta balansen mellan en säker digital etablering och ett givande arbetssätt för de anställda, ifall allt för hög säkerhet leder till mycket krångel, så kan det leda till att anställda letar sig vidare till alternativa verktyg såsom privat mail eller chattrum, som inte alls är att föredra ur ett säkerhetsperspektiv. Därför är det även viktigt att ha tillgänglighet och enkelhet i åtanke inför utvecklingen inom verksamheten.  Något vi på TooEasy gärna pratar om är vår egna säkerhet, TooEasy har fullt stöd för SSO, vilket både underlättar och utökar säkerheten för all er personal.

Människan kommer först 

Det som är viktigast att tänka på i framtidens arbetsplats är hur man behåller människorna och den mänskliga kontakten i kärnan av verksamheten. Företag måste se till att mänskliga beslut avgör hur arbetsplatsen ska fungera snarare än att sugas in i en värld som styrs av algoritmer, även fast de i många plan kan underlätta och bidra med styrka. Teknik är viktigt men människorna måste komma först, personalen måste kunna känna kontroll över utvecklingen! Det innebär att leda från fronten, med ett starkt och äkta ledarskap som balanserar framåtblickande optimism med en realistisk syn på vad anställda kan förvänta sig av varje ny arbetsmodell. De anställda kommer vända sig till ledare för försäkran och meningsfullhet, därför gäller det att vara fullt närvarande i vad som händer, alla ska ses och höras. 

Tooeasy vill vara en del av er digitala utveckling 

Mycket kan kännas komplicerat inför en digital utveckling, men en implementering av ett effektivt Workforce Management system ska vara enkelt. Enkelhet är en av våra grundpelare på TooEasy och vi går gärna igenom processen med dig! Vår tjänst ger dig en suverän och enkel utveckling för schemaläggning, tidrapportering och personalhantering.

Boka ett förutsättningslöst demomöte här, eller varför inte göra ett besök hos oss i TooEasy-villan på Danska Vägen 2 i Göteborg? Då kan vi berätta mer om hur vi arbetar, vår kundfilosofi och givetvis också demonstrera TooEasy som tjänst. Ring gärna till vår sälj- och marknadsansvarig Robin Freidlitz på 0734-21 95 51 så ordnar han det!


25K+

Användare

150

Nöjda kunder

5

Språk

4,9+

På App Store

Akademibokhandeln

TooEasy hjälper mig att göra ett ännu bättre jobb som Butikschef. Systemet är otroligt lätt att förstå och nästan självlärande. Jag tjänar in på ren datortid vid schemaläggning, men den största vinsten ligger nog i all tid jag sparar tack vare att systemet hjälper mig göra rätt från början.

Actic

Det vi gillar med TooEasy är systemets enkelhet för cheferna, möjligheten att på ett visuellt sätt se hur man ligger mot budget och att det utan problem hanterar de 4 länder som vi är etablerade i. Asivo tar ansvar för sin produkt och lyssnar på oss som kund.

Peak Performance

Vi använder TooEasy i våra butiker. Enkelheten, att få viktiga KPI:er och nyckeltal ur systemet, har varit en stor hjälp för oss i styrning av våra butiker. Vår lösning med koppling till lönesystemet har dessutom sparat oss oerhört mycket tid tack vare att vi har rätt data från början.

Smarteyes

Tack vare Schemasystemet TooEasy har vi minskat vår personalkonstnad med ca 10%. Systemet är användarvänligt och supporten återkopplar snabbt om vi har några frågor. Vi talar alltid varmt om TooEasy för de företag vi arbetar med.