Hur du väljer rätt personal- och schemasystem 2024

Ett effektivt personal- och schemasystem kan revolutionera din arbetsplats, men med alla valmöjligheter på marknaden kan det vara utmanande att välja rätt. Denna artikel hjälper dig att navigera genom dessa alternativ för att hitta den lösning som passar era behov allra bäst.

Varför behöver ni ett komplett system?

Först och främst är det viktigt att förstå varför just ni behöver ett komplett personal- och schemasystem. Effektiva system minskar administrativa bördor och optimerar era arbetsflöden. Det finns väldigt mycket att ta hänsyn till, det är villkor och anställningslagar, tillgänglig personal, skiftrotationer, fackliga bestämmelser, VAB, semester, sjukanmälningar, oväntad frånvaro m.m. Listan är lång och det krävs ett välfungerande system som håller koll på alla dessa samtidigt, så att ni slipper tänka på det.

5 huvudfaktorer att överväga när du väljer ett personal- och schemasystem

För att välja rätt personal- och schemasystem så behöver du främst ta hänsyn till dessa faktorer:

• Funktionalitet: Systemet bör ha de funktioner som du behöver för att effektivt hantera din personal och schemaläggning. Till exempel tid och närvarohantering, personaladministration, schemaläggningsfunktioner, semesterhantering och mer.

• Användarvänlighet: Systemet ska vara lätt att använda och lära sig för både chefer och personal. Ett intuitivt gränssnitt och tydliga instruktioner kan göra en stor skillnad.

• Skalbarhet: Systemet bör kunna växa och anpassas till era ändrade behov över tid.

• En nära support: Kontrollera vilken typ kvalité av support som leverantören erbjuder. En bra support kan göra implementeringen och underhållsprocessen mycket enklare.

• Kostnad: Priset är en viktig faktor, men kom ihåg att kvaliteten på systemet och de fördelar det ger kan vara värt en större initial investering.

Fler viktiga punkter att se över

Inför ert val av system så finns det många saker att ha i åtanke. Nedan skriver vi om fler viktiga punkter att se över för att systemet ska passa er så bra som möjligt. 

Ett system som håller koll på detaljerna

I personalhantering är det viktigt att hålla reda på alla detaljer. Det kan vara lagar och regler, tillgänglig personal, skiftrotationer, sjukdom, oväntad frånvaro med mera. Ditt system bör kunna hantera alla dessa detaljer så att ni kan fokusera på andra uppgifter.

Integration med befintlig mjukvara

Inför ett sånt här stort kliv för er verksamhet så måste det kännas så enkelt som möjligt för er. Klivet ska kännas lätt och självklart. Därför är det viktigt att ni väljer ett system för schemaläggning som fungerar i symbios med er befintliga mjukvara. Lägg stor vikt i att välja ett system som är redo att integrera med företagets övriga affärssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem. Att vid en implementering av ett Workforce Management system behöva ändra och styra om inom verksamheten är något ni vill undvika till allra högsta grad. Magkänslan ska vara: "wow, det här var lättare än jag trodde”, och inte “nu ligger det mycket arbete framför oss”.

Komplett och automatisk lönerapportering

Det är få saker som är så viktigt som korrekt lönerapportering och löneutbetalning, och det är mycket att hålla koll på. Att få detta att fungera i symbios med all schemaläggning och personalhantering kommer spara otroligt mycket tid och resurser. Se till att detta sker smidigt i det systemet ni väljer.

"Vi använder TooEasy i våra butiker i Sverige och Norge och vi planerar även implementation i Finland, Tyskland och Österrike. Den enkelheten, att få viktiga KPI:er och nyckeltal ur systemet, har varit en stor hjälp för oss i styrning av våra butiker. Vår lösning med koppling till lönesystemet har dessutom sparat oss oerhört mycket tid tack vare att vi har rätt data från början."

- Joel Eriksson, Peak Performance

Pålitlig och bra support

Det är oerhört viktigt att den leverantör ni väljer erbjuder en pålitlig support. Ni bör undvika en medioker support (vi har alla upplevt den), som i bästa fall svarar först nästa dag eller som inte har tillräcklig kännedom om ert företag när ni kontaktar dem. På samma sätt som systemet bör vara användarvänligt, bör även lösningen av eventuella problem eller frågor vara det.

Även om ett system i sin helhet kan se likadant ut betyder det inte att system uppsättningen är densamma för alla företag. Därför är det avgörande att ha en support som har full förståelse för hur ert specifika företag fungerar och kan ge er omedelbar hjälp vid kontakt, utan att behöva ställa många besvärliga och onödiga frågor. Sträva efter en support som kan guida er genom hela processen, från implementering till skarp drift.

”TooEasy gänget är ett företag som är 100% kundfokuserat. De håller verkligen sina kunder främst i allt de gör och involverar oss i hur produkten ska utvecklas för att möta de förändringar som hela tiden sker. Att få bidra i både produktråd och årliga kundträffar som både ger insikt i framtiden men också stor möjlighet att påverka har varit superbra. Vi har också kunnat utveckla de egna behov/lösningar vi har haft specifikt för vår business.”

- Andreas Sundberg, DTC Support Manager Nordics, Fiskars

Användarvänligt personalsystem

Välj ett system som är enkelt för alla att använda. Detta ökar engagemanget bland personalen och gör övergången till det nya systemet smidigare. Goda förutsättningar, transparens och flexibilitet leder till nöjda medarbetare.

Molnbaserat system med starkt säkerhetsfokus

Vi rekommenderar ett molnbaserat system för att maximera tillgänglighet och skalbarhet. Men det är också viktigt att systemet har en stark inriktning på säkerhet för att skydda mot dataintrång.

Sammanfattningsvis

När du ska ta ett beslut om vilket system som bäst passar ert företag så ska samtliga funktioner vägas mot det behovet ni har idag men också vara säkrat för framtiden så att det finns rum för er att växa och expandera när det är dags. I slutändan handlar nästan allt om hur lösningsorienterade leverantören av ert personal- och schemasystem är när utmaningar dyker upp och hur ni tillsammans kommer att kunna tackla dessa. Med ett system som inte bara fungerar för er, men som också finns där och stöttar när det finns behov av implementationer som är unika för er, så kan ni känna er helt trygga i att det är rätt system att investera i.