Tidrapportering för vård och omsorg

Ett hembesök som drar ut på tiden. En akut insats som kräver förlängning. En vikarie som hoppar in med kort varsel. Inom vård och omsorg stämmer den arbetade tiden sällan med den planerade och varje minut som inte registreras korrekt riskerar att bli en felaktig lön, ett missat OB-tillägg eller en onödig diskussion. TooEasy fångar den verkliga arbetstiden direkt där den uppstår och gör den till ett löneunderlag du kan lita på.

Boka kostnadsfri demo

Varför räcker inte Excel och papperslistor?

Vård och omsorg är en av de mest personalintensiva sektorerna i Sverige. Sjukfrånvaron är hög, bemanningen skiftar dygnet runt och en stor del av personalen arbetar deltid, delade turer eller som timvikarier. Kollektivavtal som AB och HÖK styr allt från vilotider till OB-steg och det är enhetschefen som ansvarar för att reglerna följs.

Problemet? Papperslistor och kalkylblad kan inte räkna OB i fyra steg. De varnar inte när dygnsvilan håller på att brytas. De berättar inte vilken timkod som gäller för den där extra halvtimmen på natten. Resultatet blir manuella avstämningar som tar timmar, felaktiga lönespecifikationer som skapar misstro och en enhetschef som ägnar sin tid åt siffror istället för verksamheten.

Ett tidrapporteringssystem gör det som papperet inte kan: registrerar, kodar och kontrollerar, automatiskt och i realtid.

Så registrerar TooEasy arbetstiden i vård och omsorg

TooEasy möter vårdens vardag där den utspelar sig. Ute hos brukaren, på boendet, i omklädningsrummet innan nattpasset. Tjänsten knyter ihop stämpling, avvikelsehantering och löneunderlag utan att du behöver flytta data mellan system.

Stämpling som följer personalen – inte tvärtom

Hemtjänstpersonal stämplar via mobilappen vid brukarens dörr. Nattpersonalen använder en surfplatta på boendet. Dagtid kan en terminal i entrén göra jobbet. TooEasys Kom & Gå anpassar sig efter hur verksamheten faktiskt ser ut, inte efter hur ett kontorsjobb fungerar.

Varje stämpling jämförs automatiskt mot det planerade passet. Om hembesöket tar tjugo minuter längre, eller om vikarien börjar en kvart tidigare, registreras skillnaden med rätt timkod utan att någon behöver rapportera det manuellt.

Avvikelserna tar hand om sig själva

Sjukdom klockan sex på morgonen. VAB med en halvtimmes varsel. En kollega som stannar övertid för att täcka luckan. Det som i en pappersvärld kräver anteckningar, telefonsamtal och efterhandskorregeringar sker i TooEasy medan det händer. Varje avvikelse kodas mot ert kollektivavtal – AB, HÖK eller lokalt avtal – och OB-tillägg beräknas steg för steg utan att du lyfter ett finger.

Systemet håller dessutom koll på gränserna. När en medarbetare börjar närma sig maximal veckoarbetstid eller riskerar för kort dygnsvila dyker en varning upp. Bättre att korrigera innan schemat är ett faktum än att upptäcka det på lönespecifikationen.

Löneunderlaget som redan är klart

OB i fyra steg, jour- och beredskapsersättning, delade turer, mertid och sjukfrånvaro med olika ersättningsnivåer, det är inte en löneberäkning man gör med glädje i ett kalkylblad. TooEasys löneklient samlar allt som hänt under perioden och paketerar det till en färdig fil. Importera den i Visma, Hogia eller det system ni redan använder. Klart. Perioden godkänd.

Mobil överblick för en mobil verksamhet

Undersköterskor som rör sig mellan brukare. Sjuksköterskor som växlar mellan avdelningar. Enhetschefer som pendlar mellan möten och golv. Ingen i vård och omsorg sitter still. Och TooEasy är byggt för det.

Via webbappen ser enhetschefen arbetad tid, avvikelser och saldon per medarbetare och enhet. Via mobilappen stämplar, kollar och hanterar medarbetarna sin arbetsvardag, ledighetsansökningar, passbyten, saldon. Allt i fickan, synkat i realtid.

Vill du se hur TooEasy fungerar för just er verksamhet?

Kom igång

Boka demo

Kopplat till ert lönesystem från dag ett

Kommuner och vårdföretag använder ofta Visma, Hogia eller andra specialiserade lönesystem. Ibland med egna kommunspecifika tillägg och rapportkrav. TooEasy har sedan starten 2008 byggts för att spela väl med nordiska system och har idag över 40 integrationer. Löneklienten genererar filer redo för import, ingen manuell överföring, inget dubbelarbete.

Kopplingen fungerar i praktiken så att all data som registreras under perioden, planerad tid, verklig tid, avvikelser, OB, jour och beredskap, samlas i löneklienten och paketeras till det format ert lönesystem förväntar sig. Ni importerar filen, godkänner perioden och är klara. Det som tidigare tog timmar av manuell avstämning varje månad tar nu minuter. Och med korrekt data redan vid källan slipper ni de där korrigeringarna i efterhand som alltid kostar mer tid än de borde.

Våra integrationer

Nyckeltal som ger enhetschefen verktygen

Sjukfrånvarograd, OB-kostnad per period, arbetad tid mot planerad. TooEasys uppföljning presenterar siffrorna i grafer och rapporter som går att agera på. Inte som siffror i ett kalkylblad som kräver tolkningshjälp, utan som visuella översikter där trender och avvikelser syns direkt.

Den inbyggda bevakningsfunktionen ser till att inga ej godkända avvikelser, glömda perioder eller medarbetare nära timtak faller mellan stolarna. Den påminner proaktivt innan småsaker blir stora problem. I en verksamhet där enhetschefen har hundra saker att tänka på varje dag är det precis den sortens automatik som gör skillnad.

Siffrorna gör det också möjligt att jämföra mellan enheter på ett sätt som pappersrapporter aldrig kunde. Varför har boendet i Kungsbacka dubbelt så hög OB-kostnad som det i Mölndal, trots liknande beläggning? Ligger det i schemaläggningen, i frånvaromönstret eller i avtalsstrukturen? Med rätt data behöver du inte gissa, du kan se exakt var skillnaden uppstår och ta den diskussionen med fakta på bordet istället för magkänsla i magen.

"Tack vare TooEasy har vi kunnat minimera onödigt bemannade timmar. Vi har skapat en annan medvetenhet om personalekonomi och våra chefer har fått mer insikt i lagar och regler när scheman läggs."
‍– Nilson Group

Support som vet skillnaden på AB och HÖK

Att sätta upp ett tidrapporteringssystem för vård och omsorg kräver förståelse för sektorns avtalsstruktur. Inte bara på papperet, utan i praktiken, hur avtal tolkas, vilka undantag som gäller och hur OB-stegen faktiskt ser ut för just er verksamhet.

Hos TooEasy får ni en namngiven kontaktperson som sätter sig in i era avtal, era enheter och ert sätt att arbeta. Samma person följer er från implementation till skarp drift och stannar kvar under förvaltningen. Nästa gång ni ringer behöver ni inte förklara från början. Er kontaktperson vet redan hur era boenden är uppsatta, vilka avtal som gäller och hur era scheman brukar se ut. Det är inte en supportavdelning med ärendenummer. Det är en person ni känner vid namn. Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om tidrapportering i vård och omsorg

Går det att stämpla ute hos brukaren?

Ja. Mobilappen fungerar överallt med internetuppkoppling. Personalen stämplar vid brukarens dörr, i bilen eller på enheten – avvikelsen registreras oavsett.

Klarar systemet delade turer och nattpass?

Absolut. Varje del av en delad tur registreras separat, och nattpass som korsar midnatt hanteras med korrekt OB-steg utan manuell justering.

Hur snabbt kan en vikarie börja stämpla?

Direkt. Onboarding av nya medarbetare tar minuter – de laddar ner appen, loggar in och stämplar. Inga kurser, inga manualer.

Hanteras jour och beredskap?

Systemet ställs in efter era avtalsparametrar och beräknar ersättning per avtalsområde och tidpunkt.

Fungerar det för verksamheter med flera boenden?

Ja. Varje enhet har sitt eget schema, sin budget och sin uppföljning – men du kan samla allt i en och samma övergripande vy.

Vad kostar det?

Priset beror på antal användare och hur systemet anpassas. Kontakta oss för en skräddarsydd offert.

Kan vi köra en demo?

Självklart. Vi visar systemet utifrån er kedjas verklighet. Boka tid.

Alla moduler ingår. Ingen överraskning, bara enkelhet.

Kom igång

Boka demo