Tidrapporteringssystem för Retail & Logistik

Q: Kan vi köra en demo?

Boka tid på https://www.tooeasy.se/starta/boka-demo

Butikschefen har bättre saker för sig

Retail är en bransch som lever på golvet. Butikschefen ska coacha säljarna, möta kunder och driva försäljning, inte ägna kvällen åt att stämma av tidsrapporter i ett kalkylblad. Ändå är det precis vad som händer i tusentals butiker varje vecka.

Lägg till en verklighet av varierande öppettider, helg- och kvällsarbete, en stor andel deltidsanställda och extraanställda, Handels-avtalets regler om arbetstider och ersättningar, och säsongsförstärkningar som kan dubbla personalstyrkan under december. Manuell tidrapportering fungerar. Tills den inte gör det. Och då kostar det: felaktiga löner, irriterad personal, missade OB-tillägg och en butikschef som förlorat timmar hen aldrig får tillbaka.

Det handlar inte heller om enstaka misstag. I en kedja med hundra butiker blir varje liten ineffektivitet ett mönster. Fem minuters onödig administration per dag och butik summerar sig till tusentals timmar per år på kedjenivå. Timmar som ingen kund någonsin möter, men som syns tydligt på kostnadsraden. Frågan är inte om ni har råd med ett tidrapporteringssystem. Frågan är om ni har råd att inte ha ett.

Så gör TooEasy tidrapporteringen till en icke-fråga

Systemet anpassar sig efter butikens vardag, inte tvärtom. Stämplingen sker där personalen redan befinner sig, avvikelser kodas automatiskt mot Handels-avtalet och löneunderlaget byggs upp löpande utan att butikschefen behöver öppna ett enda kalkylblad.

In och ut – på det sätt som passar er butik

En terminal i personalrummet som personalen passerar varje dag. En surfplatta bakom kassan. Eller appen för den som vill stämpla mobilt. TooEasys Kom & Gå är byggt för att fungera i den takt retail kräver. Snabbt, enkelt, utan utbildning. Deltidaren som jobbar sitt tredje pass den veckan stämplar in lika smidigt som butikschefen.

Varje stämpling jämförs mot det planerade passet. Differenser registreras automatiskt, inga manuella noteringar, inga diskussioner i efterhand. I en butik med blandade anställningsformer och varierande arbetstider innebär det att tidrapporteringen alltid stämmer, oavsett vem som jobbar och hur ofta.

Rätt tillägg, rätt timkod - Varje gång

Kvälls-OB, lördagstillägg, storhelg. Handels-avtalet har sina regler, er kedja kanske har lokala tillägg ovanpå. TooEasy kodar varje registrerad timme mot era avtalsparametrar i realtid. Om en medarbetare jobbar en halvtimme längre på en lördag kodas den halvtimmen automatiskt med rätt tillägg. Ingen behöver leta i tabeller, ingen behöver räkna manuellt.

Sen ankomst? Registreras. Tidig hemgång? Registreras. Sjukdom mitt i passet? Registreras. Allt med rätt kod, redo för löneunderlaget. Systemet håller dessutom koll på arbetstidsreglerna – om en medarbetare närmar sig maximal veckoarbetstid eller riskerar för kort vila mellan pass dyker en varning upp. Bättre att se det nu än att upptäcka det på lönespecifikationen.

Löneunderlaget bygger sig självt

Heltid, deltid, extra, timlön, månadslön, OB, mertid. TooEasys löneklient har hållit koll på allt under perioden. Resultatet: en färdig fil att importera i lönesystemet. Butikschefen signerar perioden. HR importerar filen. Ingen avstämning, inga korrekturer, ingen dramatik.

I en kedja med hundratals butiker och tusentals medarbetare summerar sig varje enskild felregistrering. En missad halvtimmes OB här, en felkodad sjukdag där. Det är inte mycket per butik, men multiplicerat över hela kedjan kan det handla om betydande belopp varje månad. TooEasys automatiska kodning vid källan eliminerar den sortens systematiska felkällor. Det som tidigare krävde timmar av manuell avstämning per butik varje löneperiod sker nu löpande, i bakgrunden, utan att butikschefen behöver lyfta ett finger.

Distriktschefen ser allt. Butikschefen ser sitt

Webbappen ger distriktschefen och HR en samlad bild: arbetade timmar, avvikelser och personalkostnad per butik och totalt. Alla siffror uppdateras i realtid, inte som en rapport som dimper in tre dagar för sent, utan som en levande översikt du kan agera på medan perioden fortfarande är öppen.

Mobilappen ger butikschefen och medarbetarna precis det de behöver. Sina pass, sina saldon, sin stämpling. Rätt information till rätt person, i rätt nivå. Butikschefen behöver inte se kedjeöversikten, och distriktschefen behöver inte bläddra igenom individuella stämplingar. Var och en ser det som är relevant för just sin roll.

Vill du se hur TooEasy fungerar för just er verksamhet?

Kom igång

Boka demo

Integrationer till Visma, Fortnox och många fler.

De flesta butikskedjor använder redan ett lönesystem. TooEasy ansluter via över 40 integrationer och löneklienten levererar filer som systemet förstår. Visma, Fortnox, Hogia, Agda. Vi har sedan 2008 byggt kopplingar mot de lönesystem som används i nordisk retail.

I praktiken fungerar det så att löneklienten samlar all tidsdata under perioden, planerad tid, arbetad tid, OB-tillägg, mertid, övertid, sjukfrånvaro, och skapar en färdig importfil. Butikschefen godkänner perioden, HR importerar filen, klart. I en kedja med kassasystem kan kopplingen dessutom ge data om personalkostnad i relation till försäljning. Branschens viktigaste nyckeltal.

Våra integrationer

Nyckeltal som gör skillnad butik för butik

Personalkostnad per arbetad timme. Timmar i relation till omsättning. Övertid per enhet. Uppföljningen i TooEasy visar siffrorna per butik, per distrikt och per period. Inte som abstrakta tabeller, utan som visuella grafer där avvikelser och trender framträder direkt.

Bevakningsfunktionen ser till att inget faller mellan stolarna: ej godkända poster, medarbetare nära gränsvärden, perioder som inte stängts. I en kedja med tiotals butiker ger det distriktschefen trygghet att ingenting glider förbi, och butikschefen trygghet att allt stämmer innan perioden låses.

Det ger också en tydligare bild av var insatserna gör mest nytta. Kanske ser du att en butik konsekvent ligger lågt i personalkostnad men också tappar i kundnöjdhet, ett tecken på underbemanning. Eller att en annan butik schemalägger generöst under veckan men saknar resurser på lördagarna, när trafiken är som störst. Med rätt data behöver de samtalen inte bygga på antaganden. De bygger på siffror.

"Tack vare TooEasy har vi kunnat minimera onödigt bemannade timmar. Vi har skapat en annan medvetenhet om personalekonomi och våra chefer har fått mer insikt i lagar och regler när scheman läggs."
‍– Nilson Group

Support som talar retail

Er kontaktperson hos TooEasy förstår kedjans logik: att varje butik är unik men ska följa samma regler. Att julrushen kräver andra inställningar än februari. Att en ny butikschef behöver komma igång snabbt utan att behöva läsa en manual.

Personen lär känna er kedja under implementeringen och stannar kvar som er samarbetspartner långt efteråt. Ring, fråga, lös. Det är inte anonym support med ärendenummer, det är en person som vet hur just er kedja fungerar. I retail, där personalomsättningen bland butikschefer kan vara hög, skapar det en kontinuitet som gör att systemkunskapen aldrig försvinner Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om tidrapportering för retail och butik

Klarar TooEasy kedjor med hundratals butiker?

Ja. Varje butik har sin uppsättning, men kedjeledningen får en samlad överblick. Inga begränsningar i antal enheter.

Stödjer systemet Handels-avtalet?

Ja. Avtalsparametrarna ställs in vid implementation och styr OB-beräkning och arbetsregler automatiskt.

Hur stämplar en deltidare som jobbar oregelbundet?

Precis som alla andra. Via app, surfplatta eller terminal. Inga separata processer.

Går det att se personalkostnad mot försäljning?

TooEasys uppföljning visar personalkostnad per timme och period. Kopplar ni kassasystemet får ni hela bilden.

Kan vi köra en demo?

Självklart. Vi visar systemet utifrån er kedjas verklighet. Boka tid.

Alla moduler ingår. Ingen överraskning, bara enkelhet.