Tidsrapportering för lager & logistik

Skiftet börjar klockan fem. Femtio personer stämplar in under tio minuter. Vid midnatt byter nattskiftet in. Däremellan: övertid som eskalerar under en volymtopp, inhyrd personal som arbetar sin första dag och en arbetsledare som ska hålla koll på allt. TooEasy tar hand om tidrapporteringen så att arbetsledaren kan ta hand om lagret.

Boka kostnadsfri demo

Manuell tidsregistrering kostar mer än du tror

I en lager- och logistikverksamhet med skiftarbete dygnet runt, OB-tillägg i flera steg och en mix av fast personal, bemanningspersonal och vikarier är tidrapportering inte en enkel fråga om in och ut. Varje minut måste kodas rätt. Annars blir lönen fel, OB-tillägget missas eller övertiden bokförs på fel period.

Excel och stämpelkort kan inte göra den beräkningen. De kan inte heller varna dig när en medarbetare är på väg att bryta vilotidsreglerna, eller visa dig i realtid hur övertidskostnaden ser ut för nattskiftet. Det kan TooEasy.

Och kostnaden är inte bara felaktiga löner. Det är arbetsledaren som ägnar kvällen åt att stämma av tider istället för att planera morgondagens bemanning. Det är HR som jagar saknade stämplingar veckan innan lönekörning. Det är den där övertidstimmen som ingen registrerade och som dyker upp som en tvist tre veckor senare. Manuell tidrapportering har ett pris . Det syns bara inte på samma rad som lönesystemet.

Så hanterar TooEasy varje timme på lagret

Från första stämplingen vid entrén till den sista sekundens övertid på nattskiftet. TooEasy registrerar, kodar och kontrollerar. Utan mellansteg, utan manuella ingrepp.

Terminal, surfplatta eller ficka

En stämpelterminal vid entrén till lagret. En surfplatta i fikarummet. Eller appen i arbetsbyxornas ficka. Oavsett metod jämförs varje stämpling automatiskt mot det planerade passet. Differenser kodas direkt – och du har alltid en exakt bild av vem som befinner sig på anläggningen. Det sistnämnda är inte bara bra för lönerna, det är avgörande om brandlarmet går.

Övertid, sjukdom och allt däremellan

När volymerna ökar behövs extra timmar. När någon ringer in sjuk behövs en ersättare. När skiftbytet drar ut behöver övertiden registreras korrekt. TooEasy fångar varje avvikelse i det ögonblick den uppstår och kodar den mot ert kollektivavtal. OB-tillägg steg för steg. Övertidsberäkning. Vilotid. Allt utan manuellt arbete.

Automatiserat löneunderlag

Treskift, OB i flera steg, bemanningspersonal med separat avtal, övertid under toppar. Det är en lönekörning med många rörliga delar. TooEasys löneklient har samlat varje del under hela perioden. Resultatet är en fil redo att importera i Visma, Fortnox, Hogia eller det system ni använder. Ingen manuell inmatning. Inga korrigeringar i efterhand.

Överblick utan att lämna lagergolvet

Webbappen ger arbetsledaren och HR full bild av arbetade timmar, avvikelser och kostnader – per medarbetare, per skift och per anläggning. Alla data är tillgängliga i realtid, inte som en rapport som kommer tre dagar efter periodens slut.

Mobilappen ger lagerpersonalen det de behöver: sitt schema, sina saldon och sin stämpling. Snabbt in, snabbt ut, inga omvägar. I en arbetsmiljö där händerna sällan är fria och tiden mellan plock aldrig är lång, räknas varje sekund som appen sparar.

Vill du se hur TooEasy fungerar för just er verksamhet?

Kom igång

Boka demo

Integrationer som gör löneprocessen till en icke-fråga

TooEasy har över 40 integrationer mot nordiska lönesystem – bland annat Visma, Fortnox, Hogia, Agda, Aditro, SD Worx och Kontek. Lönefilen skapas automatiskt av löneklienten, som samlar planerad tid, verklig tid och varje avvikelse under perioden. Ni importerar filen och godkänner. Det som förut tog timmar av avstämning varje månad tar nu minuter.

Vi ansvarar för integrationsprojektet och ser till att kopplingen fungerar korrekt. Det handlar inte bara om att flytta data från A till B – det handlar om att varje OB-steg, varje övertidsberäkning och varje skiftövergång som korsar midnatt kodas rätt redan innan filen lämnar TooEasy. Med rätt data vid källan behöver ni aldrig korrigera i efterhand.

Våra integrationer

Data att agera på, inte bara rapportera

Arbetad tid mot planerad. Övertidskostnad per skift. OB-kostnad per period. Frånvarograd per team. Uppföljningen i TooEasy ger arbetsledare och ledning de nyckeltal som behövs för att styra bemanningen proaktivt – inte reaktivt när månadens siffror redan är satta.

Bevakningsfunktionen fångar upp det som annars hade glömts bort: ej godkända avvikelser, medarbetare som närmar sig gränsvärden, perioder som inte stängts. Den skickar inga arga mejl, men den slutar aldrig påminna. I en lagerverksamhet med hundratals medarbetare och tusentals transaktioner per månad är det den sortens automatik som skiljer kontroll från kaos.

Skillnaden märks tydligast vid volymtoppar. När orderingången plötsligt ökar och övertiden börjar ticka uppåt kan du se det i realtid – inte som en överraskning på månadens sammanställning. Du ser vilket skift som drar mest övertid, vilka medarbetare som närmar sig taket och hur OB-kostnaden utvecklas dag för dag. Det ger dig möjlighet att agera medan det fortfarande gör skillnad: flytta resurser, justera bemanningen eller medvetet godkänna övertiden med öppna ögon.

"Tack vare TooEasy har vi kunnat minimera onödigt bemannade timmar. Vi har skapat en annan medvetenhet om personalekonomi och våra chefer har fått mer insikt i lagar och regler när scheman läggs."
‍– Nilson Group

En kontaktperson som förstår skillnaden mellan dag- och nattskift

Er kontaktperson hos TooEasy lär känna ert lager, era skiftmönster och era avtal. Inte genom en bruksanvisning, utan genom att vara med under implementation och sedan finnas kvar. Det ger en trygghet som generisk telefonsupport aldrig kan matcha.

I praktiken innebär det att ni kan ringa med en fråga om hur natt-OB hanteras vid ett specifikt skiftbyte – och personen i andra änden vet redan vilka avtal ni har och hur ert schema ser ut. Om arbetsledaren byts ut kan den nya snabbt komma igång med stöd av någon som redan känner till er verksamhet. Vi kallar det Customer Relations, inte support. Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om tidsrapportering för lager och logistik

Klarar systemet treskift och nattarbete?

Ja. Pass som korsar midnatt, roterande skift och fasta nattlag – allt hanteras med automatisk OB-beräkning och vilotidskontroll.

Kan bemanningspersonal och vikarier stämpla?

Ja. Alla medarbetare, oavsett hur de är anställda, använder samma stämplingsfunktion.

Fungerar det med flera terminaler och lager?

Ja. Varje anläggning kan ha sin egen uppsättning med separata budgetar och uppföljning.

Hur hanteras övertid?

Övertid beräknas automatiskt utifrån planerad tid och registrerad tid, kodat mot ert avtal.

Kan vi prova?

Boka en demo där vi visar systemet utifrån er verklighet. Boka tid.

Alla moduler ingår. Ingen överraskning, bara enkelhet.

Kom igång

Boka demo