Tidrapporteringssystem för hotell & restaurang

Tidrapportering som håller jämna steg med servicen

På ett hotell tickar klockan dygnet runt. Receptionen sover aldrig, housekeeping startar i gryningen, restaurangen toppar vid lunch och middag, nattportieren tar vid när alla andra gått hem. Däremellan: delade turer, personal som byter avdelning mitt i veckan, timanställda som hoppar in med en timmes varsel.

Lägg till Gröna Riksavtalets regler om max tio timmar per pass, elva timmars dygnsvila och helgledighet varannan vecka. Och Skatteverkets krav på att restaurangdelen för en godkänd personalliggare. Det är inte konstigt att tidrapportering i den här branschen ofta blir en tidstjuv i sig. Om den sköts manuellt.

Personalkostnaden landar vanligtvis på 25–45 procent av omsättningen. Att inte veta exakt hur mycket tid personalen arbetar, och på vilken avdelning, vid vilken tidpunkt, till vilken kostnad, är som att driva verksamheten utan kassarapport. Du ser intäkterna, men inte vad de kostar dig. Ett tidrapporteringssystem ger dig den bilden, timme för timme.

TooEasy i hotell- och restaurangvärlden

Systemet hanterar tidrapportering från stämpling till färdigt löneunderlag – oavsett om passet börjar klockan fem på morgonen i köket eller slutar klockan två på natten i receptionen. Varje avvikelse kodas automatiskt, varje OB-steg beräknas i realtid och resultatet är ett löneunderlag som redan är klart när perioden stängs.

Stämpla in vid personalingången, i köket eller i fickan

Terminal vid dörren. Surfplatta bredvid diskbänken. Eller appen i fickan. TooEasys Kom & Gå möter personalen där de börjar sitt pass – inte vid en dator de aldrig sitter vid. Stämplingen jämförs direkt med schemat och differensen kodas automatiskt.

Inom restaurangdelen fungerar Kom & Gå dessutom som digital personalliggare. Varje in- och utstämpling loggas med tidpunkt och person – redo att visas upp om Skatteverket knackar på. Det innebär att ni slipper separata system och manuella listor för att uppfylla lagkravet. En stämpling, dubbelt värde: rätt löneunderlag och en godkänd personalliggare i samma handling.

Delade turer, nattpass och allt däremellan

En servitör som jobbar lunch och kväll med uppehåll mitt på dagen. En receptionist vars nattpass glider över midnatt. En kock som tar en extra timme för att klara av kvällens bankett. I TooEasy är varje passtyp fördefinierad och varje avvikelse kodas mot Gröna Riksavtalet eller ert lokala avtal. OB beräknas automatiskt, kväll, natt, helg, storhelg, utan att någon behöver slå upp tabeller.

Systemet reagerar dessutom om ett pass kolliderar med vilotidsreglerna. Hellre en varning nu än en avtalsanmälan sen

Lönekörning utan dramatik

Natt-OB, delade turer, dricks, timanställda med olika avtal, säsongsarbetare, det är en lönekörning som kan ge vem som helst huvudvärk. TooEasys löneklient har redan gjort jobbet åt dig. Under perioden har varje timme, varje avvikelse och varje tillägg registrerats automatiskt. Resultatet: en färdig fil att importera i lönesystemet. Godkänn perioden, importera, klart.

Det som gör skillnaden i praktiken är att löneunderlaget byggs upp kontinuerligt, varje dag, inte som en panikaktion sista veckan i månaden. Varje avvikelse som registreras under perioden. Nattportierens extra timme, kockens tidiga prep, servitörens sjukfrånvaro mitt i passet kodas och bokförs i det ögonblick den sker. När löneperioden stängs finns allt redan på plats. Inga korrigeringar, inga jakter på saknade tider, inga diskussioner om vad som faktiskt hände den där fredagskvällen.

Webben för den som planerar, fickan för den som serverar

Hovmästaren kollar inte datorn under kvällens sittning. Kökschefen har händerna i maten. Receptionen har gäster framför sig.

Webbappen ger den som planerar full överblick över tid, avvikelser, kostnader.

Mobilappen ger alla andra just det de behöver: sina pass, sina saldon, sin stämpling.

Vill du se hur TooEasy fungerar för just er verksamhet?

Kom igång

Boka demo

Passar in i ert befintliga systemlandskap

Hotell och restauranger lever med kassasystem, bokningssystem och lönesystem som alla behöver prata med varandra. TooEasy har över 40 integrationer mot nordiska system, Visma, Fortnox, Hogia, Agda och fler. Löneklienten gör resten: den paketerar all tidsdata till en fil som lönesystemet förstår.

Integrationsprojektet ingår i implementeringen. Vi ansvarar för att kopplingen fungerar korrekt och att data flödar utan manuella mellansteg. Det handlar inte bara om att skicka filer; det handlar om att varje OB-tillägg, varje delad tur och varje avvikelse kodas rätt redan vid källan. Med hundratals, ibland tusentals, lönetransaktioner per månad i en hotell- eller restaurangverksamhet är det skillnaden mellan en lönekörning som tar minuter och en som tar dagar.

Våra integrationer

Håll koll på personalprocenten

Personalkostnad delat på försäljning, det är nyckeltalet som styr restaurangekonomin. TooEasys uppföljning visar det i realtid, per avdelning och totalt. På hotellsidan kan du följa personalkostnaden per avdelning, reception, housekeeping, kök, konferens, och jämföra den mot beläggning och budget.

Den inbyggda bevakningsfunktionen fångar upp icke godkända poster, medarbetare nära timgränser och perioder som behöver stängas. Vi kallar den mammafunktionen, för att den påminner om allt du egentligen vet att du borde kolla på, men inte hinner med under en intensiv vecka. I en bransch där marginalerna avgörs av varje procentenhet i personalkostnad är det information som gör direkt skillnad.

Det handlar i grunden om att flytta uppföljningen från efterhand till nutid. Istället för att upptäcka i slutet av månaden att personalkostnaden skenat på en avdelning, ser du det medan det händer och kan justera bemanningen, flytta resurser eller bromsa övertiden innan siffran är satt. Reaktiv uppföljning kostar pengar. Proaktiv uppföljning sparar dem.

"Tack vare TooEasy har vi kunnat minimera onödigt bemannade timmar. Vi har skapat en annan medvetenhet om personalekonomi och våra chefer har fått mer insikt i lagar och regler när scheman läggs."
‍– Nilson Group

En kontaktperson som förstår branschen

Er kontaktperson hos TooEasy lär känna era avdelningar, era avtal och era säsonger. Inte genom att läsa dokumentation, utan genom att arbeta med er under implementation och sedan stanna kvar. Om restaurangchefen byts ut kan den nya snabbt komma igång. Er kontaktperson har redan koll.

Det är ingen anonym supportavdelning med ärendenummer och telefonköer. Det är en person som vet hur ert hotell är konfigurerat, vilka avtal som gäller för köket respektive receptionen och hur era säsongsanpassningar brukar se ut. I en bransch med hög personalomsättning, även bland chefer, skapar det en kontinuitet som anonym support aldrig kan matcha Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om tidrapportering för hotell och restaurang

Uppfyller Kom & Gå kravet på personalliggare?

Varje stämpling loggas med person och tidpunkt, vilket ger en digital grund för Skatteverkets krav. Kontakta oss för detaljer kring just er situation.

Hanteras Gröna Riksavtalet?

Ja. Avtalsparametrarna ställs in vid implementation och styr OB-beräkning, vilotidskontroll och passregler automatiskt.

Vad händer med delade turer?

Varje del registreras som ett separat pass med korrekt tidkod och OB-beräkning.

Hur hanteras timanställda och extra?

De stämplar in och ut precis som alla andra. Inga separata flöden, inga undantag.

Fungerar det för kedjor?

Ja. Obegränsat antal enheter med separat eller samlad uppföljning.

Kan vi prova först?

Vi kör gärna en demo anpassad efter er bransch. Boka demo.

Alla moduler ingår. Ingen överraskning, bara enkelhet.