Tidrapporteringssystem för lager & logistik

Tidsdata som inte duger för lönen duger inte för fakturan heller

Facility management (städ, bevakning, fastighetsskötsel, teknisk service) skiljer sig från de flesta branscher på en avgörande punkt: arbetstiden är inte bara ett löneunderlag, den är ofta grunden för kundfakturering. En timme som registreras fel kostar dubbelt: fel lön till medarbetaren och fel faktura till kunden.

Samtidigt arbetar personalen utspridd på kundernas arbetsplatser, ofta utan tillgång till kontor eller fasta terminaler. Nattpass inom bevakning, OB-tillägg, vikarier som hoppar mellan objekt och scheman som ändras med kort varsel. Att sköta den ekvationen med tidlistor och telefonsamtal är inte bara ineffektivt. Det är en risk du inte behöver ta.

Dessutom ställer era kunder allt oftare krav på transparens. De vill veta att de betalar för den tid som faktiskt utfördes, inte för en uppskattning. Felaktig fakturering urholkar inte bara marginalen, den urholkar förtroendet. Och i en bransch där kontrakten ofta förnyas på årsbasis är kundrelationen inte något du har råd att riskera med oprecisa tidsunderlag.

TooEasy följer med ut till kunden

Systemet är byggt för arbete som sker på plats – inte på kontoret. Stämplingen sker vid kundens objekt via mobilappen, avvikelser kodas automatiskt mot era avtal och varje registrerad timme hamnar på rätt objekt i systemet. Från stämpling till löneunderlag och faktureringsgrund, utan manuella mellansteg.

Stämpling hos kunden

Medarbetaren öppnar mobilappen och stämplar in – direkt på kundens arbetsplats. Systemet noterar tidpunkt och matchar mot det planerade passet. Om fastighetsskötaren börjar tjugo minuter tidigt eller om städningen tar en halvtimme längre fångas differensen automatiskt med rätt tidkod.

För bevakningspersonal med nattpass fungerar stämplingen lika smidigt klockan tre på natten. Pass som korsar midnatt hanteras utan manuella justeringar. OB-steget slår om vid rätt tidpunkt och det nya dygnet registreras korrekt.

Varje avvikelse, varje tillägg

Sjukdom, sen ankomst, objektbyten mitt i dagen, övertid vid akuta uppdrag. I TooEasy kodas varje händelse automatiskt mot era avtalsparametrar. OB-tillägg för kväll, natt och helg beräknas steg för steg. Vilotidsregler bevakas löpande. Inget faller mellan stolarna.

Systemet skiljer dessutom på vilken tid som läggs på vilket objekt. Det innebär att du inte bara får rätt löneunderlag, du får också rätt faktureringsunderlag, utan att medarbetaren behöver fylla i separata tidrapporter för varje kund.

Löneunderlag och faktureringsgrund

Varje registrerad timme i TooEasy är både ett löneunderlag och ett potentiellt fakturaunderlag. Löneklienten paketerar periodens data till en färdig fil för ert lönesystem. Samma data kan exporteras som underlag till er faktureringsprocess. En registrering, dubbelt värde.

I en FM-verksamhet med kanske dussintals objekt och hundratals lönetransaktioner per period gör den dubbla nyttan verklig skillnad. Manuell tidrapportering innebär ofta att medarbetaren fyller i en lista för lönen och en separat rapport för fakturering, med risk för avvikelser mellan de två. TooEasy eliminerar den risken: samma stämpling, samma data, samma sanningskälla. Det som klockan 06:12 registrerades vid kundens entré blir både lönepost och fakturarad.

Full överblick

Webbappen samlar allt: tid per objekt, per medarbetare, per kund. Avvikelser, kostnader, saldon – presenterat i realtid med möjlighet att filtrera och bryta ner per period, per uppdrag eller per team. Planeringschefen får den helhetsbild som krävs för att styra en utspridd verksamhet utan att behöva ringa runt.

Mobilappen ger utförarna precis det de behöver ute i fält: sitt schema, sin stämpling, sina saldon. Snabbt in, snabbt ut – ingen behöver ringa in för att kolla sina timmar eller leta efter sitt nästa uppdrag. Allt ligger i fickan, synkat med schemat i realtid.

Vill du se hur TooEasy fungerar för just er verksamhet?

Kom igång

Boka demo

Integrationer som håller ihop kedjan

TooEasy ansluter mot över 40 lönesystem och integrationsparter – bland annat Visma, Fortnox, Hogia, Agda och Aditro. Lönefilen skapas automatiskt av löneklienten som samlar all data under perioden: planerad tid, verklig tid, avvikelser per objekt, OB-tillägg och övertid.

I en FM-verksamhet där tidsdata dessutom styr kundfakturering är det extra viktigt att datan är korrekt redan vid källan. Felkodad tid kostar dubbelt – fel lön till medarbetaren och fel belopp på fakturan till kunden. TooEasy eliminerar den risken genom att koda rätt redan vid stämplingen, inte i efterhand vid avstämningen.

Våra integrationer

Nyckeltal per objekt, per kund, per medarbetare

Hur mycket tid lägger ni på objekt X? Stämmer det med kontraktet? Vad kostar OB-timmarna på bevakningsuppdraget? TooEasys uppföljning ger svaren – i grafer och rapporter, inte i magkänsla. Du kan bryta ner siffrorna per objekt, per kund, per medarbetare och per period.

Bevakningsfunktionen, mammafunktionen, ser till att icke godkända poster, missade perioder och medarbetare nära gränsvärden inte glider förbi. Den påminner proaktivt, dag för dag, tills allt är stängt och godkänt. I en FM-verksamhet med många objekt och utspridd personal är det skillnaden mellan att ha kontroll och att tro sig ha kontroll.

Det öppnar också för en annan typ av samtal med era kunder. Istället för att diskutera ifrågasatta fakturor kan ni visa exakt vilken tid som lagts på objektet, när den utfördes och till vilken kostnad. Samma data kan ligga till grund för kontraktsförhandlingar, pristjusteringar och resursoptimering. Tidsdatan blir inte bara ett administrativt verktyg. Den blir ett affärsverktyg.

"Tack vare TooEasy har vi kunnat minimera onödigt bemannade timmar. Vi har skapat en annan medvetenhet om personalekonomi och våra chefer har fått mer insikt i lagar och regler när scheman läggs."
‍– Nilson Group

En kontaktperson som förstår branschen

FM-branschen har sin egen logik: objekt, kontrakt, kundkrav, skiftscheman per plats. Er kontaktperson hos TooEasy lär sig den logiken under implementeringen och stannar kvar som er samarbetspartner. Inte anonym support med ärendenummer – en person som vet vilka objekt ni har, vilka avtal som gäller per uppdrag och hur ni arbetar.

Det innebär att ni kan ringa med en fråga om hur natt-OB hanteras på bevakningskontraktet och personen i andra änden vet redan vilka avtal som gäller. Om planeringschefen byts ut kan den nya snabbt komma igång med stöd av någon som redan har den fulla bilden. Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om tidrapportering för facility management

Kan vi se var medarbetaren stämplade in?

Stämplingen sker via mobilappen och tidpunkten registreras. Kontakta oss för att diskutera hur det fungerar i er verksamhet.

Går det att hantera många objekt med separata scheman?

Ja. TooEasy har ingen begränsning i antal objekt. Varje objekt kan ha sitt eget schema och sin egen uppföljning.

Kan tidsdata användas som faktureringsunderlag?

All registrerad tid kan exporteras och ligga till grund för fakturering mot kund.

Hur snabbt kan en vikarie komma igång?

Minuter. Ladda ner appen, logga in, stämpla. Samma flöde som alla andra medarbetare.

Hanteras nattpass och OB automatiskt?

Ja. Pass som korsar midnatt och OB i flera steg beräknas utan manuell inblandning.

Kan vi se systemet i en demo?

Självklart. Vi visar det utifrån er FM-verklighet. Boka demo.

Alla moduler ingår. Ingen överraskning, bara enkelhet.