Nedan tre punkter belyser i korthet vad denna policy innebär och handlar om.
Vi vill tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet.
Vi förklarar hur vi använder de personuppgifter du som kund delar med oss, för att vi ska kunna erbjuda dig TooEasy’s hela tjänsteutbud.
Dokumentet ska öka förståelsen för vilka uppgifter vi samlar in med kundens tillåtelse och vad vi gör, respektive inte gör, med dem, samt ligga till grund för information till kundens informerande av sina anställda.
I denna policy nedan kallas Du/Ditt företag för Kunden och TooEasy AB 556950-4557, Danska vägen 2, 41266 Göteborg, för TE. TE’s tjänster består av två web-baserade system TooEasy Schema, TooEasy Kom & gå, TooEasy’s mobila lösning där man också hanterar schemarelaterade ärenden, samt kommande produkter som Kunden kan köra över Internet. I de flesta kundprojekten integreras TE mot olika lönesystem. Vissa lönesystem kräver lokal installation varför en windows-baserad löneklient TooEasy Salary kan nyttjas för ändamålet.
Cookies är en liten textfil som placeras på datorn av en webbserver. Cookies möjliggör att TE kommer ihåg information som butiksnummer för att exempelvis TE Kom & gå skall veta var den är placerad någonstans. TE använder sig av en så kallad Permanent Cookie, en fil som ligger kvar på användarens dator. TE lagrar inga personuppgifter i cookies. Alla cookies är krypterade.
I TE registrerar kunden personuppgifter och annan information om kundens anställda i den utsträckning det behövs för att TE ska kunna tillhandahålla tjänsten. Uppgifterna används primärt för framtagning av förberedande löneunderlag för anställda hos Kunden. Genom sammanställning av arbetade timmar samt frånvarotimmar med tillhörande timkoder genereras sedan lön. TE hanterar även de anställdas anställningskontrakt vilka kräver registrering av personuppgifter. Uppgifter som behandlas är namn, personnr, adress, mobilnr, mailadress, anhörigas uppgifter, befattning, anställnings plats (butik).
I de fall kunden använder TE tjänster för att generera underlag till lön, anställningskontrakt och registrera personuppgifter för anställd och kunden väljer att exportera dessa uppgifter till annat externt system eller tredje part, samtycker kunden till att TE lämnar ut personuppgifter för vilka kunden är personuppgiftsansvarig för.
TE sparar personuppgifter så länge kunden är användare av Tjänsten. Kunden kan välja att anonymisera anställdas uppgifter under nyttjandet av Tjänsten. Vid Avtalets upphörande har TE rätt att radera personuppgifterna.
Kunden är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i Tjänsten. TE är personuppgiftsbiträde för dessa uppgifter. Det åligger därför Kunden att tillse att Kunden har laglig grund för behandling av personuppgifter och att övriga krav i personuppgiftslagen följs, exempelvis att informera kundens anställda, då informationen i denna policy kan användas. TE ska upprätta och bibehålla de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna.
TE ska behandla personuppgifter för vilka TE är personuppgiftsbiträde i enlighet med kundens instruktioner och personuppgiftslagen. Om kundens instruktioner medför extra kostnader för TE äger TE rätt att fakturera kunden för sådana kostnader.
TE har rätt att utföra behandling av personuppgifter utanför EU och EES-området. Med behandling av personuppgifter avses support beträffande Kundens tjänst som kan komma att utföras utanför EU och EES-området. Vad gäller lagring av personuppgifter så har TE inte för avsikt att göra detta utanför EU och EES, om inte kunden begär detta. TE äger rätt, avseende personuppgifter för vilka TE är personuppgiftsbiträde, att genom skriftligt avtal anlita underbiträden för personuppgiftsbehandlingen. Sådant avtal ska minst ålägga underbiträdet samma skyldigheter avseende personuppgiftsbehandling som åläggs TE enligt denna policy. TE ska på begäran informera kunden om vilka underbiträden som TE har anlitat.
Personuppgifter är ”all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.” Personuppgiftslag (1998:204)
