Hur man hanterar en utspridd personalstyrka 

Att hantera en personalstyrka utspridd över flera arbetsplatser eller över flera länder är en stor uppgift. Om man tänker på allt från att få schemaläggning och bemanning att fungera, till att säkerställa att personalkostnaderna håller sig inom budgeten och att prognoserna stämmer, blir det till slut en lång lista över saker som måste fungera i harmoni. Samtidigt är det viktigt att man har rätt strategier på plats för att personalen ska känna sig glada och engagerade. Medarbetare som känner sig nöjda och delaktiga skapar en framgångsrik verksamhet med nöjda  kunder.

Data som uppdateras i realtid

Ett komplett schema- och personalsystem sparar mycket värdefull tid för både administration och personal. Med data som uppdateras i realtid står företaget alltid på tårna, där möjligheten att reagera snabbt till plötsliga förändringar skapar en trygghet och ofta stora besparingar i längden.

Samma personalsystem i flera länder

Om ni inte redan har fotfäste i flera länder så är det möjligt att ni kommer ha det i framtiden. Ett system som sträcker sig över flera länder samtidigt blir avgörande för att få allt att fungera så enkelt och kostnadseffektivt som möjligt. Att behöva flera olika system för schemaläggning ökar chansen att det blir rörigt. Genom att ha ett system som fungerar för all personalhantering så har ansvarig personal möjligheten att vara så effektiv som möjligt. Att antingen behöva separat personal för varje enskilt system, eller att ha en ansvarig som behöver skifta mellan olika system kommer att komplicera hela processen.

Jag ser väldigt stora vinningar i att jobba i ett system som spänner sig över alla våra 3 länder.

- Malin Rantamäki , Scheduling Manager Nordic, Kicks

Personalsystem som integrerar med övriga verksamhetssystem

Ett välfungerande system för schemaläggning ska inte vara komplicerat, det ska kännas smidigt och lätt att använda inom er verksamhet. Det ska vara enkelt att både installera och använda. Det mest optimala är därför att integrera det nya systemet med företagets övriga verksamhetssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem. På det sättet är värdefull och aktuell information alltid inom räckvidd  – utan risk för fel och förseningar. TooEasy integreras smidigt med Visma, Fortnox, Agda och många fler leverantörer. Hitta alla våra möjliga integrationer här

‍Vi använder TooEasy i våra butiker i Sverige och Norge och vi planerar även implementering i Finland, Tyskland och Österrike. Den enkelheten, att få viktiga KPI:er och nyckeltal ur systemet, har varit en stor hjälp för oss i styrningen av våra butiker. Vår lösning med koppling till lönesystemet har dessutom sparat oss oerhört mycket tid tack vare att vi har rätt data från början.

- Joel Eriksson, Peak Performance

Schemaläggning som automatiskt kontrollerar avtal och regler

Inom schemaläggning för personal finns det mycket att ta hänsyn till, det är villkor och anställningslagar, tillgänglig personal, skiftrotation, fackliga bestämmelser, VAB, semester, sjukanmälningar, oväntad frånvaro m.m. Listan är lång och det krävs ett välfungerande system som håller koll på alla dessa samtidigt. Se personalsystemet som spindeln i nätet, vid varje liten vibration så varnar den direkt så att kommande problem kan lösas så snabbt och effektivt som möjligt. Ett schemaläggningssystem sover aldrig, tar ingen lunch, och råkar inte missa någon detalj på grund av en stressig morgon. Hur duktig man än är som ansvarig för verksamhetens schemaläggning så kommer det alltid en dag då allt inte är på sin plats och man missar någon liten detalj, vi är ju trots allt mänskliga! Genom ett verktyg som alltid håller koll undviker vi dessa eventuella misstag och ser till att det alltid går rätt till, med hög effektivitet, varje dag. Allt för att verksamheten ska glida på så fint som möjligt.

En support i toppklass

Det är otroligt viktigt att leverantören ni väljer har en support som går att lita på i vått och torrt. Det ska inte kännas som någon medioker support (vi alla har upplevt den) som i bästa fall svarar nästa  dag, eller vid kontakt inte alls har någon bra koll om ert företag. Opersonlig support vill ni komma så långt bort som möjligt ifrån. På samma sätt som systemet ska vara enkelt så ska också lösningen av eventuella problem eller frågor vara det. 

Uppsättningen kan skilja sig

Bara för att ett system i helhet ser likadant ut så behöver det inte betyda att systemuppsättningen ser likadan ut för alla företag. Därför blir det avgörande att ha en support som har full koll på hur just ert företag fungerar och kan hjälpa er direkt vid kontakt på bästa möjliga sätt utan att behöva ställa massa onödiga frågor. Sträva efter en support som kan guida er genom hela resan, ända från implementation till skarp drift.

Hur du gör rätt val av personalsystem

Det finns flera olika system för schemaläggning och personalplanering som hjälper dig som chef att ha full koll på schemat. När du ska ta ett beslut om vilket system som bäst passar ert företag så ska samtliga funktioner vägas mot det behovet ni har idag men också vara framtidssäkrat så att det finns rum för er att växa och expandera när det är dags. Men i slutändan handlar nästan allt om hur lösningsorienterade leverantören av ert personalsystem är när utmaningar dyker upp och hur ni tillsammans kommer att kunna tackla dessa. Med ett personalsystem som inte bara fungerar för er men som också finns där och stöttar när det finns behov av implementationer som är unika för er så kan ni känna er helt trygga i att det är rätt system att investera i.

5 huvudfaktorer att överväga

För att göra rätt val för er så bör ni se över dessa 5 huvudfaktorer:

Funktionalitet: Systemet bör ha de funktioner som du behöver för att effektivt hantera din personal och schemaläggning. Till exempel från- och närvarohantering, personaladministration, automatiserade schemaläggningsfunktioner, semesterhantering och mycket mer.

Användarvänlighet: Systemet ska vara lätt att använda och lära sig för både chefer och personal. Ett intuitivt gränssnitt och tydliga instruktioner kan göra en stor skillnad.

Skalbarhet: Systemet bör kunna växa och anpassas till era ändrade behov över tid.

En nära support: Kontrollera vilken kvalité av support som leverantören erbjuder. En bra support kan göra implementeringen och underhållsprocessen mycket enklare.

Kostnad: Priset är en viktig faktor, men kom ihåg att kvaliteten på systemet och de fördelar det ger kan vara värt en större initial investering.