Kan TooEasy hantera skiftarbete dygnet runt?

Ja. TooEasy hanterar alla typer av skiftrotation. Dag, kväll, natt och delade turer. Systemet kontrollerar automatiskt att vilotidsregler och avtalsvillkor följs och varnar om ett pass riskerar att bryta mot gällande regler.

Hur snabbt kommer vi igång?

De flesta företag kommer igång snabbt. TooEasy är utvecklat för att vara enkelt att lära sig, med tydliga menyer och logik som följer verksamhetens vardag. Under implementeringen har ni en personlig kontaktperson som guidar er genom hela processen.

Kontrollerar systemet att arbetstidsregler och vilotider följs?

Ja. TooEasy kontrollerar automatiskt alla schemaläggningsbeslut mot era avtalsparametrar, kollektivavtal och arbetstidslagstiftning. Om något avviker syns det tydligt så att du kan korrigera direkt – innan schemat publiceras.

Kan vi testa systemet innan vi bestämmer oss?

Vi visar gärna systemet i en personlig demo, anpassad efter er bransch och era utmaningar. Då ser ni exakt hur TooEasy fungerar för en lager- och logistikverksamhet som er. Boka demo här.

Schemaläggning för restaurang, café & bar

Inom restaurang, café och bar är bemanning både en planeringsfråga och en lönsamhetsfråga. När gästflödet svänger, marginalerna är tunna och varje arbetad timme syns direkt i resultatet behöver du ett schemaläggningssystem som ger dig kontroll.

Med TooEasy får du full överblick över bemanning, arbetstider och personalkostnader – från planering till lön. Schemat uppdateras i realtid, medarbetarna har alltid koll via mobilappen och löneunderlaget genereras automatiskt. Istället för administration kan du lägga din tid där den gör mest nytta: ute bland gästerna.

Boka kostnadsfri demo

Därför behöver restauranger ett schemasystem

I restaurangbranschen kan den ena dagen se helt annorlunda ut än den andra. Gästflödet kan svänga kraftigt, inte bara från dag till dag utan från timme till timme. En oväntad solskenslunch, en stor bokning som trillar in eller ett event i kvarteret kan fördubbla bemanningsbehovet med kort varsel. Och vädret påverkar restaurangens omsättning mer än de flesta vill erkänna.

Samtidigt är personalkostnaden den enskilt största påverkbara kostnaden i de flesta restaurangverksamheter. Den ligger typiskt på 25–45 procent av omsättningen och varje procentenhet åt fel håll märks direkt på sista raden. Personalkostnaden i relation till försäljning är inte bara ett nyckeltal. Det är kanske det viktigaste verktyget en restaurangchef har för att styra sin lönsamhet.

Till det kommer en verklighet av delade turer, hög andel timanställda och extraanställda, hög personalomsättning och ett kollektivavtal, Gröna Riksavtalet mellan Visita och HRF, som reglerar allt från max tio timmars arbetspass till elva timmars dygnsvila och helgledighet varannan vecka. Att hålla koll på allt detta manuellt, i ett kalkylblad eller på papper, är inte bara tidskrävande. Det är riskabelt. Felaktig schemaläggning leder till avtalsbrott, felaktiga löner, missnöjd personal och i värsta fall böter från Skatteverket för bristfällig personalliggare.

Ett schemaläggningssystem löser det genom att automatisera de moment som annars äter upp din tid: planering som respekterar avtal, avvikelsehantering som fångar allt som händer under dagen, och löneunderlag som byggs upp i realtid utan manuellt dubbelarbete.

Så fungerar TooEasy i restaurang, café & bar

TooEasy är byggt för att hantera hela kedjan, från långsiktig planering till det dagliga arbetet. Tjänsten består av fyra samverkande delar: planering, schema, tidrapportering och uppföljning. Tillsammans ger de dig kontroll utan komplexitet, oavsett om du driver ett enskilt café eller en restaurangkedja med flera enheter.

Smartare bemanning

Planera utifrån förväntad omsättning, budget och avtal – inte magkänsla. Systemet visar var varje timme gör mest nytta så att personalprocenten hamnar rätt redan innan schemat publiceras.

Dynamisk schemaläggning

Schemat lever i realtid. Sjukdom, övertid och passbyten fångas upp direkt, avtalsbrott flaggas automatiskt och uppdaterade pass når personalen via appen – inga sms-kedjor eller dubbelarbete.

Automatisk tidrapportering

Stämpling via app, surfplatta eller terminal. Avvikelser registreras och rätt timkod genereras automatiskt. Fungerar dessutom som digital personalliggare – Skatteverkets krav uppfylls utan separata system.

Uppföljning som driver lönsamhet

Följ personalprocenten i realtid – inte i efterhand. Inbyggda bevakningar påminner om lösa trådar som ej godkända avvikelser, timtak och schemafel, så att inget missas.

Sömlös integration med era befintliga system

Inget system existerar i ett vakuum. Inom restaurangbranschen är kassasystemet ofta navet i verksamheten, och ett schemaläggningssystem som inte pratar med ert lönesystem skapar mer problem än det löser.

TooEasy har sedan 2008 integrerats med system på den nordiska marknaden och har idag 41 färdiga integrationer, bland annat Visma, Fortnox, Hogia, Agda, Aditro, SD Worx, BEX och Kontek. Vi hjälper er med hela integrationen och säkerställer att data flödar korrekt – utan manuell överföring och utan dubbelarbete.

Kopplingen till lönesystemet är särskilt viktig. TooEasy har en egen löneklient som samlar all data – planerad tid, verklig tid och avvikelser – och skapar en färdig lönefil som enkelt importeras i ert lönesystem. Den processen, som tidigare kunde ta timmar av kontorstid varje månad, blir i de flesta fall bara några minuters arbete.

Våra integrationer

Allt tillgängligt - oavsett var du befinner dig

I en restaurang, ett café eller en bar sitter varken kökschefen, hovmästaren eller bartendern vid en dator under service. Därför är TooEasy byggt med två sidor: en kraftfull webbapplikation för dem som planerar, och en mobilapp för dem som är ute på golvet.

‍Webbappen är hjärtat i lösningen – det är här schemaläggarna utför sin magi. Du får en fullständig överblick av schemat med alla avvikelser, kostnadskalkyler och budgetuppföljning. Parametersättningen är flexibel och justerbar, vilket betyder att du ställer in systemet efter den nivå av kontroller och uppföljningar som passar just er verksamhet.

‍Mobilappen ger medarbetarna frihet att hantera sin arbetsvardag var de än befinner sig. De ser sitt schema, får aviseringar vid ändringar, kan ansöka om ledighet, byta pass med kollegor och stämpla in och ut via Kom & Gå. All dialog och alla förfrågningar resulterar direkt som händelser i schemat – inget dubbelarbete. Historiken finns alltid kvar.

För en restaurangchef innebär det att du kan godkänna en sjukanmälan, hitta en ersättare och publicera det uppdaterade schemat – allt medan du är ute i matsalen. Och för medarbetarna innebär det att de alltid vet var de står: nästa pass, byten, ledighetsansökningar – allt i fickan.

Automatisk och korrekt lönerapportering

Inom restaurang, café och bar kan lönerapporteringen vara ovanligt komplex. Delade turer, OB-tillägg, övertid, mertid, timanställda med varierande avtal och säsongsanpassade scheman – allt ska hamna rätt i lönespecifikationen. Och i en bransch där drickshantering ofta tillkommer som ytterligare en parameter blir lönekörningen snabbt en tidstjuv om den sköts manuellt.

Med TooEasy registreras varje avvikelse mot planerad tid automatiskt och direkt i schemat. Det innebär att underlaget för lönen byggs upp i realtid, varje dag, utan att du behöver göra ett enda manuellt ingrepp. När löneperioden är slut är det i de flesta fall bara att godkänna – allt underlag finns redan på plats.

Löneklienten förser ert lönesystem med all data som behövs och skapar filer som enkelt läses in. Det ger en löneprocess som är snabbare, enklare och framför allt mer korrekt. Och med korrekt data som grund kan ni också göra bättre uppföljningar och prognoser inför kommande perioder – avgörande i en bransch där varje procentenhet i personalkostnad räknas.

En personlig support som känner er verksamhet

Att implementera ett nytt schemaläggningssystem är ett stort steg. Därför vill vi att det ska kännas tryggt – från första kontakt till daglig drift och långt därefter.

TooEasys supportmodell skiljer sig från de flesta. Hos oss får ni en personlig kontaktperson redan vid implementeringen – en person som lär känna er verksamhet, er systemuppsättning och ert sätt att arbeta. Samma person följer er genom hela resan, från köp till skarp drift, och ofta även under förvaltningen. Det innebär att när ni ringer med en fråga behöver ni inte förklara ert företag från grunden – er kontaktperson vet redan.

I restaurangbranschen, där personalomsättningen ofta är hög – även bland chefer och schemaläggare – skapar det en extra trygghet. En ny restaurangchef kan snabbt komma igång med stöd av någon som redan känner till hur just er verksamhet är konfigurerad, vilka avtal som gäller och hur schemat brukar se ut.

Vi kallar det Customer Relations, inte support. Det är ingen anonym avdelning. Det är en samarbetspartner som förstår sig på just er vardag. Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om schemaläggning för restaurang

Kan TooEasy hantera delade turer och oregelbundna arbetstider?

Ja. TooEasy hanterar alla typer av passupplägg – delade turer, korta pass, långa pass, rotation och allt däremellan. Systemet kontrollerar automatiskt att varje pass uppfyller gällande avtalsvillkor och vilotidsregler, och varnar om ett pass riskerar att bryta mot exempelvis dygnsvilan på elva timmar eller regeln om max tio timmars arbetspass.

Hanterar systemet Gröna Riksavtalet och andra kollektivavtal?

Ja. TooEasy ställs in med era specifika avtalsparametrar – oavsett om ni går på Gröna Riksavtalet (Visita/HRF), lokala avtal eller andra kollektivavtal. Systemet kontrollerar automatiskt varje schemaläggningsbeslut mot dessa parametrar och visar tydliga varningar vid avvikelser, så att ni aldrig behöver schemalägga i blindo.

Kan vi använda TooEasy som digital personalliggare?

Kom & Gå-funktionen registrerar exakt vilka medarbetare som stämplar in och ut, vid vilken tidpunkt och på vilken arbetsplats. Det ger er en digital grund för personalliggaren som alltid är uppdaterad. Prata med oss om just er situation så berättar vi mer om hur det fungerar i praktiken.

Hur hanteras timanställda och extraanställda?

Alla medarbetare, oavsett anställningsform, läggs in i systemet med sina respektive avtal och villkor. Det innebär att du har samma överblick och kontroll oavsett om det rör sig om fast personal, timanställda eller extra förstärkningar under en säsongstopp.

Fungerar systemet för restaurangkedjor med flera enheter?

Ja. TooEasy är skalbart och hanterar verksamheter med flera arbetsplatser och avdelningar. Du kan se scheman och uppföljning för varje enskild enhet, eller samla allt i en övergripande vy – perfekt för kedjeägare som behöver hålla koll på personalkostnader och bemanning över hela verksamheten.

Vad kostar schemaläggningssystemet?

Kostnaden baseras på antalet användare och hur systemet ska anpassas efter er verksamhet. Eftersom varje restaurang har unika förutsättningar gör vi alltid en individuell genomgång innan vi presenterar en offert. Kontakta oss för att få en prisbild som utgår från just era behov.

Kan vi se en demo innan vi bestämmer oss?

Absolut. Vi visar gärna systemet i en personlig demo, anpassad efter restaurangbranschen och era specifika utmaningar. Då ser ni exakt hur TooEasy fungerar för en verksamhet som er. Boka demo här.