Schemaläggning för lager och logistik

Inom lager och logistik är rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt avgörande för att verksamheten ska fungera friktionsfritt.

Med TooEasy får du ett komplett schemaläggningssystem som ger dig full kontroll över bemanning, arbetstider och personalkostnader, oavsett om du hanterar ett enskilt lager eller en hel kedja av distributionscenter. Schemat uppdateras i realtid, medarbetarna har alltid koll via mobilappen och löneunderlaget genereras automatiskt. Så att du kan lägga din tid på det som verkligen driver verksamheten framåt.

Boka kostnadsfri demo

Därför behöver lager och logistik ett schemasystem

Lager- och logistikbranschen har en verklighet som få andra branscher delar. Ordervolymer kan variera från vecka till vecka, säsongstoppar kan dubbla bemanningsbehovet på kort tid och e-handelns fortsatta tillväxt har skruvat upp förväntningarna på snabba leveranser ytterligare. Samtidigt är personalkostnaden nästan alltid den enskilt största utgiftsposten.

I den vardagen räcker det inte att schemalägga i ett kalkylblad. Excel visar inte om du bryter mot vilotidsregler, varnar inte när övertiden drar iväg och ger inga nyckeltal att agera på. Det ger inte heller dina medarbetare möjlighet att se sitt schema i mobilen, byta pass eller rapportera sin tid digitalt. Resultatet blir att arbetsledare lägger en oproportionerligt stor del av sin tid på administration – samtidigt som risken ökar för felaktiga löner, avtalsbrott och missnöjd personal.

Ett dedikerat schemaläggningssystem löser detta genom att ta över de tidskrävande momenten: schemaplanering som automatiskt respekterar avtal och arbetstidsregler, avvikelsehantering som fångar allt från sjukdom till övertid, och löneunderlag som genereras löpande utan att någon behöver dubbelföra.

Så fungerar TooEasy i lager & logistik

TooEasy är byggt för att hantera hela kedjan, från långsiktig planering till det som händer på lagergolvet idag. Tjänsten består av fyra samverkande delar: planering, schema, tidrapportering och uppföljning. Tillsammans ger de dig kontroll utan komplexitet, oavsett om du schemalägger 20 eller 200 medarbetare.

Planera efter verkligt behov

Sluta gissa – börja planera utifrån faktiska volymer. TooEasy räknar automatiskt ut behovet i timmar och kronor, med hänsyn till avtal och budget. Optimeringsfunktionen visar var varje timme gör störst nytta, så du fördelar rätt resurser vid rätt tillfälle.

Schema som håller

Sjukfrånvaro, oförutsedda volymer, skiftbyten – TooEasy hänger med. Schemat uppdateras i realtid, avtalsbrott flaggas automatiskt och hela personalen ser sina pass direkt i mobilen. Inga rundringningar, inga mejlkedjor.

Tidrapportering utan krångel

Medarbetarna stämplar in via app, surfplatta eller terminal. Avvikelser registreras automatiskt med rätt timkod och du ser alltid vem som befinner sig på anläggningen. Färre fel, färre diskussioner – och en löneunderlag som stämmer från dag ett.

Nyckeltal som driver lönsamhet

Personalkostnaden är din största kostnadspost – följ upp den ordentligt. TooEasy levererar exakta saldon på arbetade, planerade och kontrakterade timmar samt hanterar OB, mertid och frånvaro automatiskt. Den inbyggda bevakningsfunktionen påminner dig proaktivt innan småsaker blir stora problem.

Sömlös integration med era befintliga system

Inget system existerar i ett vakuum. Ett schemaläggningssystem som inte pratar med ert lönesystem, kassasystem eller HR-system skapar mer problem än det löser.

TooEasy har sedan 2008 integrerats med system på den nordiska marknaden och har idag över 40 färdiga integrationer, bland annat Visma, Fortnox, Hogia, Agda, Aditro, SD Worx, BEX och Kontek. Vi hjälper er med hela integrationen och säkerställer att data flödar korrekt – utan manuell överföring och utan dubbelarbete.

Kopplingen till lönesystemet är särskilt viktig. TooEasy har en egen löneklient som samlar all data – planerad tid, verklig tid och avvikelser – och skapar en färdig lönefil som enkelt importeras i ert lönesystem. Den processen, som tidigare kunde ta timmar, blir i de flesta fall bara några minuters arbete.

Våra integrationer

Allt tillgängligt - oavsett var du befinner dig

Inom lager och logistik sitter varken chefer eller medarbetare vid ett skrivbord hela dagen. Därför är TooEasy byggt med två sidor: en kraftfull webbapplikation och en mobilapp som alltid finns med i fickan.

Webbappen är hjärtat i lösningen – det är här schemaläggarna utför sin magi. Du får en fullständig överblick av schemat med alla avvikelser, kostnadskalkyler och budgetuppföljning. Parametersättningen är flexibel och justerbar, vilket betyder att du ställer in systemet efter den nivå av kontroller och uppföljningar som passar just er verksamhet.

Mobilappen ger medarbetarna frihet att hantera sin arbetsvardag var de än befinner sig. De ser sitt schema, får aviseringar vid ändringar, kan ansöka om ledighet, byta pass med kollegor och stämpla in och ut via Kom & Gå. All dialog och alla förfrågningar som sker via appen resulterar direkt som händelser i schemat – inget dubbelarbete. Historiken finns alltid kvar.
‍
För en lagerchef innebär det att du kan godkänna en sjukanmälan, hitta en ersättare och publicera det uppdaterade schemat – allt medan du är ute på lagergolvet.

Automatisk och korrekt lönerapportering

Komplex lönehantering är mer regel än undantag. Skiftarbete, OB-tillägg, övertid, mertid, delade turer och tillfällig personal – allt ska hamna rätt i lönespecifikationen. Varje fel kostar, både i pengar och i förtroende.

Med TooEasy registreras varje avvikelse mot planerad tid automatiskt och direkt i schemat.
Det innebär att underlaget för lönen byggs upp i realtid, varje dag, utan att du behöver göra ett enda manuellt ingrepp. När löneperioden är slut är det i de flesta fall bara att godkänna. Allt underlag finns redan på plats.

Löneklienten förser ert lönesystem med all data som behövs och skapar filer som enkelt läses in. Det ger en löneprocess som är snabbare, enklare och framför allt mer korrekt. Och med korrekt data som grund kan ni också göra bättre uppföljningar och prognoser inför kommande perioder.

En personlig support som känner er verksamhet

Att implementera ett nytt schemaläggningssystem är ett stort steg. Därför vill vi att det ska kännas tryggt – från första kontakt till daglig drift och långt därefter.

TooEasys supportmodell skiljer sig från de flesta. Hos oss får ni en personlig kontaktperson redan vid implementeringen – en person som lär känna er verksamhet, er systemuppsättning och ert sätt att arbeta. Samma person följer er genom hela resan, från köp till skarp drift, och ofta även under förvaltningen. Det innebär att när ni ringer med en fråga behöver ni inte förklara ert företag från grunden, er kontaktperson känner er redan.

Vi kallar det Customer Relations, inte support. Det är ingen anonym avdelning som i bästa fall svarar nästkommande dag. Det är en samarbetspartner som förstår sig på just er vardag. Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om schemaläggning för lager och logistik

Kan TooEasy hantera skiftarbete dygnet runt?

Ja. TooEasy hanterar alla typer av skiftrotation. Dag, kväll, natt och delade turer. Systemet kontrollerar automatiskt att vilotidsregler och avtalsvillkor följs och varnar om ett pass riskerar att bryta mot gällande regler.

Hur hanteras tillfällig personal och inhyrda medarbetare?

Alla medarbetare, oavsett anställningsform, läggs in i systemet med sina respektive avtal och villkor. Det innebär att du har samma överblick och kontroll oavsett om det rör sig om fast personal eller tillfälliga förstärkningar under en säsongstopp.

Fungerar systemet om vi har flera lagerplatser?

Ja. TooEasy är skalbart och hanterar verksamheter med flera arbetsplatser och avdelningar. Du kan se scheman och uppföljning för varje enskild plats, eller samla allt i en övergripande vy.

Hur snabbt kommer vi igång?

De flesta företag kommer igång snabbt. TooEasy är utvecklat för att vara enkelt att lära sig, med tydliga menyer och logik som följer verksamhetens vardag. Under implementeringen har ni en personlig kontaktperson som guidar er genom hela processen.

Kontrollerar systemet att arbetstidsregler och vilotider följs?

Ja. TooEasy kontrollerar automatiskt alla schemaläggningsbeslut mot era avtalsparametrar, kollektivavtal och arbetstidslagstiftning. Om något avviker syns det tydligt så att du kan korrigera direkt – innan schemat publiceras.

Vad kostar schemaläggningssystemet?

Kostnaden baseras på antalet användare och hur systemet ska anpassas efter er verksamhet. Eftersom varje företag har unika förutsättningar gör vi alltid en individuell genomgång innan vi presenterar en offert. Kontakta oss för att få en prisbild som utgår från just era behov.

Kan vi testa systemet innan vi bestämmer oss?

Vi visar gärna systemet i en personlig demo, anpassad efter er bransch och era utmaningar. Då ser ni exakt hur TooEasy fungerar för en lager- och logistikverksamhet som er. Boka demo här.