Kan TooEasy hantera skiftarbete dygnet runt?

Ja. TooEasy hanterar alla typer av skiftrotation. Dag, kväll, natt och delade turer. Systemet kontrollerar automatiskt att vilotidsregler och avtalsvillkor följs och varnar om ett pass riskerar att bryta mot gällande regler.

Hur hanteras tillfällig personal och inhyrda medarbetare?

Alla medarbetare, oavsett anställningsform, läggs in i systemet med sina respektive avtal och villkor. Det innebär att du har samma överblick och kontroll oavsett om det rör sig om fast personal eller tillfälliga förstärkningar under en säsongstopp.

Fungerar systemet om vi har flera lagerplatser?

Ja. TooEasy är skalbart och hanterar verksamheter med flera arbetsplatser och avdelningar. Du kan se scheman och uppföljning för varje enskild plats, eller samla allt i en övergripande vy.

Hur snabbt kommer vi igång?

De flesta företag kommer igång snabbt. TooEasy är utvecklat för att vara enkelt att lära sig, med tydliga menyer och logik som följer verksamhetens vardag. Under implementeringen har ni en personlig kontaktperson som guidar er genom hela processen.

Kontrollerar systemet att arbetstidsregler och vilotider följs?

Ja. TooEasy kontrollerar automatiskt alla schemaläggningsbeslut mot era avtalsparametrar, kollektivavtal och arbetstidslagstiftning. Om något avviker syns det tydligt så att du kan korrigera direkt – innan schemat publiceras.

Kan vi testa systemet innan vi bestämmer oss?

Vi visar gärna systemet i en personlig demo, anpassad efter er bransch och era utmaningar. Då ser ni exakt hur TooEasy fungerar för en lager- och logistikverksamhet som er. Boka demo här.

Schemaläggning för hotell

Att driva ett hotell är att koordinera en komplex verksamhet dygnet runt – med flera avdelningar, skiftande beläggning och en personalstyrka som ska leverera sömlös service varje timme på dygnet.

Med TooEasy får du ett komplett schemaläggningssystem som ger dig kontroll över bemanning, arbetstider och personalkostnader, oavsett om du schemalägger för receptionen, housekeeping, köket eller konferensavdelningen. Schemat uppdateras i realtid, medarbetarna har alltid koll via mobilappen och löneunderlaget genereras automatiskt. Så att du kan fokusera på det som verkligen räknas: gästupplevelsen.

Boka kostnadsfri demo

Därför behöver hotell ett schemasystem

Hotellbranschen har en komplexitet som få andra verksamheter delar. Receptionen ska vara bemannad dygnet runt, housekeeping arbetar i tidiga morgonpass, köket följer restaurangens rytm, konferensavdelningen skalar upp och ner beroende på bokningsläget – och allt ska fungera som en helhet, varje dag, året runt.

Samtidigt styrs bemanningsbehovet av beläggningsgraden, som kan svänga kraftigt. Under högsäsong eller stora evenemang kan personalbehovet fördubblas på kort tid. Under lugnare perioder ska kostnaderna hållas nere utan att servicenivån sjunker. Det kräver en schemaläggning som är både strategisk och flexibel.

Till det kommer en verklighet av nattpass, OB-tillägg i flera steg, hög andel timanställda och säsongsanställda, och ett kollektivavtal – Gröna Riksavtalet mellan Visita och HRF – som reglerar allt från max tio timmars arbetspass till elva timmars dygnsvila och helgledighet varannan vecka. Varje avdelning kan ha egna lokala avtal och beräkningsperioder. Att hålla koll på allt detta manuellt, i kalkylblad eller på papper, är inte realistiskt i en verksamhet av den här storleken.

Så fungerar TooEasy på hotell

TooEasy är byggt för att hantera hela kedjan, från långsiktig planering till det som händer ute i verksamheten just nu. Tjänsten består av fyra samverkande delar: planering, schema, tidrapportering och uppföljning. Tillsammans ger de dig kontroll utan komplexitet, oavsett hur många avdelningar, anläggningar eller anställda du hanterar.

Smartare bemanning

Planera utifrån beläggning, budget och avtal – per avdelning och i realtid. Systemet visar var varje timme gör störst skillnad så att du bemannar rätt i både hög- och lågsäsong.

Dynamisk schemaläggning

Schemat anpassas i takt med verkligheten. Sjukdom, övertid och avvikelser registreras direkt, avtalsbrott flaggas automatiskt och uppdaterade pass når medarbetarna via appen – inga telefonkedjor.

Automatisk tidrapportering

Medarbetarna stämplar in och ut via app, surfplatta eller terminal. Avvikelser mot planerad tid fångas upp automatiskt och rätt timkod genereras direkt – inga manuella noteringar eller avstämningar.

Uppföljning som driver lönsamhet

Följ personalkostnaden per avdelning mot beläggning och budget. Inbyggda bevakningar påminner om ej godkända avvikelser, timtak och schemafel – så att inget faller mellan stolarna.

Sömlös integration med era befintliga system

Hotell har ofta ett komplext systemlandskap – bokningssystem (PMS), kassasystem i restaurangen, lönesystem och ibland separata HR-verktyg. Ett schemaläggningssystem som inte pratar med resten av er IT-miljö skapar mer problem än det löser.

TooEasy har sedan 2008 byggts för att passa in i nordiska systemlandskap. Idag finns 41 färdiga integrationer – bland annat mot Visma, Fortnox, Hogia, Agda, Aditro, SD Worx, BEX och Kontek. Vi ansvarar för hela integrationsprojektet och ser till att data flödar korrekt mellan systemen, utan manuell hantering.

Kopplingen till lönesystemet är särskilt viktig på ett hotell med hundratals – ibland tusentals – lönetransaktioner per månad. TooEasy har en egen löneklient som samlar all data – planerad tid, verklig tid och avvikelser – och skapar en färdig lönefil som enkelt importeras i ert lönesystem. Den processen, som tidigare kunde ta timmar av kontorstid, blir i de flesta fall bara några minuters arbete.

Våra integrationer

Allt tillgängligt - oavsett var du befinner dig

På ett hotell befinner sig personalen sällan vid en dator. Receptionisten står i lobbyn, housekeeping rör sig mellan våningarna, kökschefen är i köket och konferensvärden är i mötesrummen. Därför är TooEasy byggt med två sidor: en kraftfull webbapplikation för dem som planerar, och en mobilapp för dem som är ute i verksamheten.

Webbappen är navet i lösningen. Här skapar och justerar schemaläggarna sina planer med fullständig överblick: alla avvikelser, kostnadskalkyler och budgetuppföljning – per avdelning och totalt. Parametersättningen är flexibel, vilket innebär att ni ställer in systemet efter den kontrollnivå som passar just ert hotell.

Mobilappen ger medarbetarna friheten att sköta sin arbetsvardag i fickan. Schema, aviseringar, ledighetsansökningar, passbyten och instämpling via Kom & Gå – allt sker i appen och synkas omedelbart tillbaka till schemat. Ingen information behöver matas in två gånger.

För en avdelningschef innebär det att du kan godkänna en sjukanmälan, hitta en ersättare och publicera det uppdaterade schemat – allt medan du är ute i verksamheten. Och för hotelledningen ger webbappen en samlad överblick över samtliga avdelningar utan att behöva logga in i olika system.

Automatisk och korrekt lönerapportering

På ett hotell med bemanning dygnet runt är lönerapporteringen ovanligt komplex. Nattpass, OB-tillägg i flera steg, övertid, mertid, timanställda med varierande avtal, delade turer i restaurangen, säsongsanställda under högsäsong – allt ska hamna rätt i lönespecifikationen. Och med flera avdelningar som alla har sina egna kostnadsställen och budgetar blir lönekörningen snabbt en tidstjuv om den sköts manuellt.

Med TooEasy registreras varje avvikelse mot planerad tid automatiskt och direkt i schemat. Det innebär att underlaget för lönen byggs upp i realtid, varje dag, utan att du behöver göra ett enda manuellt ingrepp. Nattportierens extra timme, receptionistens sena incheckning, housekeepings tidiga start inför en fullbelagd dag – allt fångas och kodas korrekt.

När löneperioden är slut är det i de flesta fall bara att godkänna – allt underlag finns redan på plats. Löneklienten förser ert lönesystem med all data som behövs och skapar filer som enkelt läses in. Det ger en löneprocess som är snabbare, enklare och framför allt mer korrekt. Och med korrekt data som grund kan ni också göra bättre uppföljningar och prognoser – avgörande för ett hotell som planerar inför nästa säsong.

En personlig support som känner er verksamhet

Att implementera ett nytt schemaläggningssystem på ett hotell – med flera avdelningar, skilda avtal och en mix av fast och säsongsbunden personal – är ett stort steg. Därför vill vi att det ska kännas tryggt från dag ett.

TooEasys supportmodell bygger på personliga relationer, inte ärendeköer. Redan vid implementeringen får ni en dedikerad kontaktperson som sätter sig in i er verksamhet, er systemuppsättning och era rutiner. Den personen följer er från köp till skarp drift och vidare in i förvaltningen. Nästa gång ni ringer behöver ni inte börja från noll – er kontaktperson vet redan vilka avdelningar ni har, vilka avtal som gäller och hur era säsongsanpassningar ser ut.

I en bransch med hög personalomsättning, även bland chefer och avdelningsledare, skapar det en extra trygghet. En ny avdelningschef kan snabbt komma igång med stöd av någon som redan känner till hur just ert hotell är konfigurerat.

Vi kallar det Customer Relations, inte support. Det är ingen anonym avdelning. Det är en samarbetspartner som förstår sig på just er vardag. Läs mer om vår support

Om vår support

Vanliga frågor om schemaläggning för hotell

Kan TooEasy hantera bemanning dygnet runt med nattpass?

Ja. TooEasy hanterar alla typer av skiftrotation, inklusive nattarbete med pass som korsar midnatt. Systemet kontrollerar automatiskt att dygnsvilan på elva timmar respekteras, att arbetspass inte överstiger tio timmar och att övriga vilotidsregler följs, även vid komplexa skiftövergångar mellan kväll och morgon.

Hur hanteras flera avdelningar på samma hotell?

TooEasy stödjer flera avdelningar med separata scheman, budgetar och avtalsparametrar. Du kan schemalägga reception, housekeeping, kök, konferens och spa var för sig – och ändå få en samlad överblick över hela hotellets bemanning och personalkostnader i samma system.

Hanterar systemet Gröna Riksavtalet och andra kollektivavtal?

Ja. TooEasy ställs in med era specifika avtalsparametrar – oavsett om ni går på Gröna Riksavtalet (Visita/HRF), lokala avtal eller andra kollektivavtal. Systemet kontrollerar automatiskt varje schemaläggningsbeslut mot dessa parametrar och visar tydliga varningar vid avvikelser.

Hur hanteras säsongsanställda och tillfällig personal?

Alla medarbetare, oavsett anställningsform, läggs in i systemet med sina respektive avtal och villkor. Onboarding av ny personal är enkel – särskilt viktigt inför högsäsong när personalstyrkan kan behöva skalas upp snabbt. Du har samma överblick och kontroll oavsett om det rör sig om fast personal, timanställda eller säsongsförstärkningar.

Fungerar systemet för hotellkedjor med flera anläggningar?

Ja. TooEasy är skalbart och hanterar verksamheter med flera anläggningar. Du kan se scheman och uppföljning per hotell eller samla allt i en övergripande vy – perfekt för kedjeledningar som behöver hålla koll på personalkostnader och bemanning över hela verksamheten.

Vad kostar schemaläggningssystemet?

Kostnaden baseras på antalet användare och hur systemet ska anpassas efter er verksamhet. Eftersom varje hotell har unika förutsättningar – antal avdelningar, antal anställda, avtalsstruktur – gör vi alltid en individuell genomgång innan vi presenterar en offert. Kontakta oss för att få en prisbild som utgår från just era behov.

Kan vi se en demo innan vi bestämmer oss?

Absolut. Vi visar gärna systemet i en personlig demo, anpassad efter hotellbranschen och era specifika utmaningar. Då ser ni exakt hur TooEasy hanterar flera avdelningar, nattpass och den komplexitet som just er verksamhet kräver. Boka demo här.