Workforce Management - Nyckeln till framgång hos det moderna företaget

Ett effektivt Workforce Management system sparar tid och resurser

Tid är något som vi aldrig kan få tillbaka och för de verksamheter som idag driver sina WFM relaterade arbetsprocesser manuellt, slösas potentiellt mycket värdefull tid, tid som istället kan spenderas till att driva er verksamhet framåt, mer effektivt. Tiden som går åt till löneadministration, komplexa scheman samt prognoser, för att nämna några, minskar kraftigt. I många fall från dagar till bara några timmar, och det görs med snabbare och högre precision. Idag är Workforce Management system så pass avancerade, att de utklassar papper och penna eller krångliga Excel dokument. De kostsamma processer som vanligtvis tar mycket arbetskraft, där mänskliga fel och misstag ibland uppstår, elimineras. Allt sker automatiskt på en bråkdel av den tid det vanligtvis skulle ta. Tid som både du och vi vet är otroligt viktig för er verksamhet och dess framgång.  

Vad är Workforce Management och varför är det ett så viktigt element hos det moderna företaget?  

I detta blogginlägg så bryter vi ner vad som utgör samlingsnamnet, men också alla dess fördelar när de implementeras inom företaget. Avslutningsvis beskriver vi hur du går tillväga när du ska hitta rätt lösning för dig och din verksamhet!

Ett samlingsnamn för de processer som utgör ett effektivt sätt att hantera arbetskraft.  

Workforce Management, ofta förkortat WFM, är ett samlingsnamn för de processer som utgör ett effektivt sätt att optimera hanteringen av sin arbetskraft/personal. Grundpelarna brukar utgöras av dessa processer;

  • Schemaplanering
  • Personalhantering
  • Tidrapportering

Ersätt gamla kalkylark och effektivisera arbetsprocessen  

Många företag idag använder fortfarande gamla metoder såsom papper och penna eller Excel, där massvis med tid läggs ner för att hålla koll på timmar, frånvaro, löneräkning samt planering av resurser. Det tar inte bara mycket onödig tid, det ökar även riskerna för misstag och förseningar. Det hindrar även tillgängligheten av data för viktig analys och rapportering.  

Ett automatiserat system som ökar er lönsamhet  

Med en modern Workforce Management-lösning så eliminerar företag en stor mängd tidskrävande arbetsprocesser. Något som ett effektivt schemaläggningssystem sparar, är mycket värdefull tid för både administration och personal. Med data som uppdateras i realtid är företaget alltid med i matchen, där möjligheten att reagera snabbt till plötsliga förändringar skapar en trygghet och ofta stora besparingar i längden. Något som också ska betonas, med nöjdare personal följer oftast nöjdare kunder!

Fördelarna med Workforce Management

Fördelarna med ett effektivt Workforce Management system är många. Så pass många att det är svårt att välja vad man ska skriva! Det ska inte vara komplicerat att styra er arbetskraft. Genom automatisering av schemaläggning, tidrapportering och personalhantering tar du din verksamhet till nya nivåer! Låt det administrativa skötas effektivt, så att mer tid kan läggas på er personal och era kunder - sådant som i slutändan verkligen spelar roll för företagets framtid och resultat.

De elva främsta fördelarna med Workforce Management av TooEasy

  • Hantera företagets personalschema
  • Skapa automatiska årsscheman och låt anställda själva göra sin tidsrapportering.
  • Aktivitetsplanera er verksamhet
  • Planera verksamheten efter budget  
  • Automatisk kontroll av alla gällande regler och avtal
  • Full insikt i varje krona och timme
  • Håll verksamheten på rätt kurs med grafisk överblick och följsam visuell statistik.
  • Kundanpassade rapporter
  • Styr verksamheten och få information om era anställdas tidsrapporter och scheman.
  • Standardsystem – snabb och enkel implementation
  • Ett system för alla anställda – kanske enda systemet i hela företaget som används av samtliga anställda. Informationsspridning, nyckeltal etc.

Några starka råd vi vill ge dig i jakten på ert nya WFM-system

Det finns ett stort utbud av system för schemaplanering, personalhantering, tidrapportering, HR- och lönesystem, kommunikationsplattformar med mera. Med så många olika alternativ att välja emellan så kan det kännas som att du ger dig ut i en djungel, vad ska du välja och hur går det till? Vad passar just din verksamhet?

Hitta en leverantör som du känner dig trygg med

Något som är väldigt viktigt är att du hittar en leverantör som du kan finna ett förtroende för, som med öppna öron lyssnar och förstår sig på din verksamhet samt vilka specifika problem du är ute efter att lösa inom verksamheten. Hur ser situationen ut idag för er, och hur ser er vision ut för framtiden? Kan leverantören möta era önskemål? En stark relation mellan er verksamhet och leverantör ligger som grund för goda resultat i framtiden. Läs gärna mer om hur vi resonerar kring kundrelationer genom att klicka här.

Se till att systemet är molnbaserat

Till en början så kan en integration av ett nytt system kännas skrämmande, vilket är varför vi starkt rekommenderar att inte titta åt äldre lösningar, där det krävs ytterligare tjänster för att fungera. Ta reda på om det verkligen rör sig om en fullständigt molnbaserad SaaS-tjänst. Det är viktigt att ni får en komplett lösning som inte medför extra arbete.  

Snabb och smidig implementation samt kostnadseffektiva integrationer

Ett välfungerande WFM-system ska inte vara komplicerat, det ska kännas smidigt och lätt att använda inom er verksamhet, något som endast ger er styrka. Därför ska varje lösning som du överväger vara enkel att både installera och att använda. Det mest optimala är därför att integrera Workforce Management systemet med företagets övriga affärssystem som t.ex. ERP-, HR- och lönesystem. På det sättet är värdefull och aktuell information alltid inom räckvidd  – utan risk för fel och förseningar.  

Varför vi gör det vi gör och varför kunderna älskar oss

Att vår tjänst heter Tooeasy är ingen tillfällighet. Enkelhet har varit vår ledstjärna ända sedan vi startade tjänsten för mer än 10 år sedan. Vill du läsa mer om vår tjänst och hur den fungerar så kan du läsa mer om den genom att klicka här.

Vi använder TooEasy i våra butiker i Sverige och Norge och vi planerar även implementation i Finland, Tyskland och Österrike. Den enkelheten, att få viktiga KPI:er och nyckeltal ur systemet, har varit en stor hjälp för oss i styrning av våra butiker. Vår lösning med koppling till lönesystemet har dessutom sparat oss oerhört mycket tid tack vare att vi har rätt data från början.

Joel Eriksson, Peak Performance”

Träffa potentiella leverantörer.  

Överväg dina alternativ, bjud in potentiella leverantörer så de kan presentera sig själva samt den produkt de erbjuder. Detta gör att du kan skapa en uppfattning om hur de jobbar, känns det som ett lovande partnerskap? Hos oss på TooEasy kan du boka ett kostnadsfritt demomöte utan förutsättningar, boka ett möte här.

Glöm inte bort din personal.

Glöm inte bort de som faktiskt ska använda produkten – din personal. En av de främsta fördelarna med ett väl fungerande Workforce Management system är möjligheten att engagera de anställda. Därför är det viktigt att allt kan skötas smidigt och transparent! Genom detta får personalen, precis som du, bättre förutsättningar. Det är nyckeln till en mer positiv och engagerad arbetsstyrka.  

Så här löser TooEasy problemet med framtidens Workforce Management  

Att ha bra kundrelationer är en självklarhet för de flesta företag, men vi ville mer. Vi såg en stor potential i att knyta till oss våra kunder och göra dem starkt delaktiga i vidareutvecklingen av TooEasy. Det är kunderna som har den bästa inblicken i sina verksamheter och de behov som finns av ett verktyg som förenklar all schemaplanering, personalhantering och tidrapportering. Styrkan i att skapa en nära gemenskap med alla kunder visar sig bl a på våra årliga användarträffar. Det engagemang vi möts av på dessa träffar, och vid andra kundkontakter, stärker oss i att vi ska fortsätta att värna om den starka gemenskap vi byggt upp. Därför har vi på TooEasy inte några vildvuxna expansionsplaner. Vi ska fortsätta att växa i lagom snabb takt där ingen kund ska känna sig bortglömd eller osedd.

TooEasy familjen

På TooEasy brukar vi säga att vi är som en stor familj och att våra kunder är våra vänner. Under årens lopp har en stark samhörighetskänsla växt fram och vi vill att varje kund ska känna en trygghet i att ha oss som en nära samarbetspartner. Vår arbets- och kundfilosofi formades när vi 2008 lade grunden till det som skulle bli TooEasy några år senare. Då var det tillsammans med skokoncernen Nilson Group vi startade ett utvecklings- och samarbetsprojekt.

Vi på TooEasy ser fram emot att diskutera ett eventuellt samarbete med er!  

Boka ett förutsättningslöst demomöte här, eller varför inte göra ett besök hos oss i TooEasy-villan på Danska Vägen 2 i Göteborg? Då kan vi berätta mer om hur vi arbetar, vår kundfilosofi och givetvis också demonstrera TooEasy som tjänst. Ring gärna till vår sälj- och marknadsansvarige Robin Freidlitz på 0734-21 95 51 så ordnar han det!

Workforce Management - Nyckeln till framgång hos det moderna företaget

Vill du veta mera?

Boka en kostnadsfri demo med oss idag!

Boka demo

Joy

Den största besparingen är att jag schemalägger vår personal mer effektivt och efter det verkliga behovet. Det blir mindre "onödiga" timmar som arbetas. Appen är ett fantastiskt bra verktyg! Lätt för alla att se sina scheman och speciellt bra om man jobbar i flera butiker.

Andersson, Butikschef

Hööks

Tack vare TooEasy har vi kunnat minimera onödigt bemannade timmar. Vi har skapat en annan medvetenhet om personalekonomi i butikerna och våra butikschefer har fått mer insikt i lagar och regler när scheman läggs.

Pernilla Carlsson, Human Resources

Akademibokhandeln

TooEasy hjälper mig att göra ett ännu bättre jobb som Butikschef. Systemet är otroligt lätt att förstå och nästan självlärande. Jag tjänar in på ren datortid vid schemaläggning, men den största vinsten ligger nog i all tid jag sparar tack vare att systemet hjälper mig göra rätt från början.

Emma Salomonsson, Butikschef

Actic

Det vi gillar med TooEasy är systemets enkelhet för cheferna, möjligheten att på ett visuellt sätt se hur man ligger mot budget och att det utan problem hanterar de 4 länder som vi är etablerade i. Asivo tar ansvar för sin produkt och lyssnar på oss som kund.

Linda Nilsson

Peak Performance

Vi använder TooEasy i våra butiker i Sverige och Norge och vi planerar även implementation i Finland, Tyskland och Österrike. Den enkelheten, att få viktiga KPI:er och nyckeltal ur systemet, har varit en stor hjälp för oss i styrning av våra butiker. Vår lösning med koppling till lönesystemet har dessutom sparat oss oerhört mycket tid tack vare att vi har rätt data från början.

Joel Eriksson, Human Resources

Optic Smart Eyes

Tack vare Schemasystemet TooEasy har vi minskat vår personalkonstnad med ca 10%. Systemet är användarvänligt och supporten återkopplar snabbt om vi har några frågor. Vi talar alltid varmt om TooEasy för de företag vi arbetar med.

Cecilia Holmblad